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導入前の課題：膨大な紙図面が改装後のスペース確保を妨げていた
八州電工株式会社は、プルボックス・ダクト・架台・電線管付属品の製造・販売をはじめ、土木・建材領域における各種金属加工品の設計・調達・販売を手掛ける企業です。
今回、ジーエン図面を導入した配電盤事業部では、長年にわたって蓄積された紙図面を保管していました。手書き図面や旧CADで作成された図面も含まれていたため、紙を処分すると過去の図面を確認できなくなる可能性があり、保管スペースの確保が課題となっていました。
ジーエン図面導入前、同事業部では30〜40年分の図面を紙で保管していました。その数は何万枚にも及び、図面の保管場所が大きな課題になっていたといいます。
通常業務では、紙図面を保管しているだけで大きな問題が起きていたわけではありません。しかし、事務所の改装を機に、限られたスペースを有効に使う必要が生まれました。
過去30年、40年分ぐらいの図面を紙でずっと保存していました。何万枚あるか分からないぐらいです。部屋の改装が入る時に、今後こんなに多くの図面をどこに置くのかという話になりました。
紙図面の中には、現在のCADデータとして残っているものだけでなく、手書き図面や旧CADで作成されたものも含まれていました。新しい図面はCADデータとして保管できますが、古い図面は紙を処分すると確認手段がなくなってしまいます。
今はCADデータとして取ってあるので読み込めますが、昔のデータには手書きのものもありますし、旧CADのため今のデータが残っていないものもあります。紙がなくなったら見られなくなるので、捨てたくても捨てられない状況でした。
改装後のスペースを広く使いたい一方で、簡単には処分できない大量の図面がある。この課題を解消するため、同事業部では紙図面の電子化を検討し始めました。
ジーエン図面を選んだ理由：命名やフォルダ分けを気にせず図面を取り込める
紙図面を電子化する際、課題になりやすいのがスキャン後の整理です。
一般的なファイル管理では、案件ごとにスキャンを行い、ファイル名を付け、フォルダへ保存していく必要があります。図面が何万枚もある場合、この作業だけでも大きな負担になりかねません。
ジーエン図面では、スキャンした図面をまとめてアップロードし、AIによる読み込みを活用できます。そのため、図面ごとに細かく命名したり、事前にフォルダを分けたりする手間を抑えながら、データ化を進めやすい点が評価されました。
通常なら、案件ごとにスキャンして名前を付けて保存する必要があると思います。でも、そこを気にせず、読み込めるだけ読み込んでアップロードすれば、AIが読み込んでくれる点が良かったです。読み込みの作業が楽でした。
同事業部にとって、ジーエン図面は単に図面を保管するためのシステムではありませんでした。大量の紙図面を電子化し、保管スペースの課題を解消するための実用的な選択肢だったのです。
また、導入時には費用や条件面でも相談しやすく、電子化に踏み出す後押しになったといいます。
導入する時に、金額面や条件についてもかなり相談に乗ってもらえました。そういうところも、一歩踏み出す勇気につながったと思います。
導入後の成果：紙図面の保管量を約3分の2削減し、スペースを有効活用
ジーエン図面の導入により、同事業部では紙図面の保管量を約3分の2削減できたといいます。
紙図面をデータとして保管・検索できる状態にしたことで、改装後の部屋をより広く使えるようになりました。以前のように、大量の図面ファイルがスペースを占め続ける状態から改善が進んでいます。
紙の量は、たぶん3分の2ぐらいはなくなったと思います。かなりすっきりして、スペースの確保という点では助かっています。
紙図面をそのまま保管し続けていれば、改装後もより狭い環境で業務を行う必要があった可能性があります。図面を電子化したことで、単なる保管量の削減だけでなく、職場環境の改善にもつながりました。
紙をまとめられずに保管し続けていたら、もっと狭い環境になっていたと思います。改装後は、部屋を広く使えるようになりました。
見積担当者による過去図面の検索・参照にも活用
同事業部では、図面の電子化と保管スペースの削減が主な導入目的でした。一方で、データ化した図面は、過去案件を参照したい場面でも活用されています。
特に、見積担当者が顧客から過去図面について問い合わせを受けた際、ジーエン図面で検索・確認するケースがあるといいます。
私のところでは少ないかもしれませんが、見積を担当している方は、お客様から「前の会社の図面だけど、ありますか」という問い合わせが来た時に、調べるために活用していると聞いています。
紙図面を保管しているだけでは、必要な図面を探し出す作業に手間がかかります。ジーエン図面へ取り込むことで、過去図面を検索・参照できる状態に変えられる点は、業務面でも価値があります。
また、東京支店では、手書き図面を使った類似図面検索も試行されました。過去図面の中から近いものを引き出せたケースがあり、部門によっては類似検索の活用余地があることも分かってきています。
東京支店で手書き図面を読み込んで類似検索を試したことがあります。意外とヒットして、過去の図面を引っ張れたという印象があります。
ただし、過去図面をどの程度活用するかは、部門の業務スタイルによって異なります。納品後に過去の図面を参照する機会が少ない部署もあるため、すべての部門で同じように使うのではなく、それぞれの業務に合わせて活用方法を考えることが重要です。
今後の活用：見積書などの関連資料も含めた情報活用へ
現在、同事業部では図面を中心にジーエン図面へデータを取り込んでいます。今後は図面だけでなく、見積書などの関連資料も取り込み、検索・参照できる情報を増やしていく可能性があります。
図面だけではなく、営業の見積書なども取り込めば、今でも検索できますよね。まだ使い始めということもあって、要望はそこまで出ていませんが、使い方次第では活用の幅はあると思います。
導入直後は、紙図面の削減や保管スペースの確保が主な目的でした。しかし、データが蓄積され、日常的に使う機会が増えることで、より具体的な要望や新しい活用方法が見えてくると考えられます。
同社は、今後ジーエン図面をさらに使い込む中で、必要な機能や改善要望が出てくるだろうと考えています。
頻繁に使うようになれば、「こういうことはできないか」という要望も出てくると思うので、その都度相談していきたいです。
導入を検討している企業へのメッセージ
同社は、同事業部と同じように、大量の紙図面や書類を保管している企業にとって、ジーエン図面は有効な選択肢になり得ると考えています。
特に、過去図面を紙のまま保管しており、改装や移転、保管スペースの不足をきっかけに電子化を検討している企業には適しています。
私どもと同じような会社には需要があると思います。50人規模ぐらいで、過去の図面を紙で持っている会社は多いと思うので、図面や書類をまとめるという意味では役に立つと思います。
紙図面の電子化は、データ整理や命名、フォルダ分けなど、導入前に負担をイメージしやすい取り組みです。
しかし、ジーエン図面では、細かな整理作業を抑えながらスキャンデータを取り込めるため、まずは紙図面の保管量を減らすところから始められます。
とりあえずやってみるのは良いと思います。導入時には条件面も相談に乗ってもらえたので、電子化へ踏み出す後押しになりました。
紙図面を長年保管してきた企業にとって、保管スペースの問題は後回しにしやすい課題です。同社では、改装を機に電子化へ踏み出し、紙図面の保管量削減とスペース確保を実現しました。
紙図面や関連書類の保管に悩む企業にとって、ジーエン図面は、電子化の第一歩として検討しやすい選択肢となるでしょう。
