紙図面管理から脱却。町工場が「ジーエン図面」で図面管理を効率化し、月10時間/1人の工数削減を実現

導入前の課題：紙図面管理による非効率と属人化

有限会社葛西精機では長年にわたり、紙図面を中心とした管理を行っていました。製造業では、過去に対応した図面や見積内容を参照する機会が多くあります。特に切削加工では、過去に似た形状や材質の案件があったかどうかが、見積回答や加工方法の判断に影響します。

しかし、紙図面で管理している場合、必要な図面を探すだけでも時間がかかります。引き出しやファイルを確認しながら過去の案件を探し、似た図面があったかどうかを記憶と照らし合わせる必要がありました。

引き出しを何個も作って図面を保管している会社は、今でもたくさんあります。図面を探すたびに、どこにしまったかを思い出したり、過去の案件を頭の中で探したりする必要があるので、それだけでもかなり手間になります。

また、図面管理や見積対応は社長に集中しやすく、属人化しやすい業務でもあります。どの図面がどの案件に紐づいているのか、過去に似た見積を出したことがあるのか、どの協力会社へ依頼したのかといった情報は、社長自身の記憶や経験に頼る場面もありました。

紙図面管理の非効率、社長への業務集中、過去案件の属人化。それらを解消し、少人数でも無理なく運用できる図面管理の仕組みが求められていました。

ジーエン図面を選んだ理由：初期費用不要の始めやすさと、現場に寄り添う改善姿勢に安心感

同社では、以前から図面管理システムの必要性を感じていました。紙図面の保管や検索に手間がかかることはもちろん、過去の図面や見積情報が社長の記憶に依存しやすいことにも課題がありました。

一方で、少人数で運営する町工場にとって、システム導入には不安もあります。高機能なツールであっても、現場で使い続けられなければ意味がありません。また、導入時に大きな初期費用が発生すると、試してみたいと思っても慎重にならざるを得ない面がありました。

その点、ジーエン図面は初期費用が不要で始めやすく、自社の業務に合うかどうかを見極めながら導入を検討できる点が安心材料となりました。

図面管理をデジタル化した方がいいという感覚は前からありました。ただ、小規模な会社だと、システムを入れても本当に使えるのか、現場で続けられるのかという不安もあります。初期費用がかからずに始められるなら、まず試してみようという判断もしやすかったですね。

営業製作所の担当者の対応スピードや改善に向けた姿勢も、導入を後押しした要素です。問い合わせに対して素早く返答があり、機能面の要望についても前向きに受け止めてもらえることで、導入後も相談しながら使っていけると感じたといいます。

営業製作所の対応が早くて、こちらが気になったことにもすぐ返してくれるので安心感がありました。機能についても、こうなったらいいなという話をすると改善に向けて動いてくれるので、ただシステムを入れて終わりではないところが良いと思いました。

機能面では、メールで届いた見積依頼や受注情報を案件として取り込める点に魅力を感じていました。製造業では、見積依頼のメールに図面や条件が添付されて届くことも多くあります。そうした情報を後から探すのではなく、案件として整理できる可能性があることは、日々の見積対応を効率化するうえで大きな期待につながりました。

さらに、類似図面検索や重ね合わせ機能にも期待を寄せていました。過去に似た図面があったかどうかを素早く確認できれば、見積作成の手間を減らせるだけでなく、過去に作成した加工プログラムを再利用できる可能性もあります。

過去に似た図面があったかどうかをすぐに探せるのは大きいと思いました。重ね合わせてどこが変わったのか見られれば、見積もしやすくなりますし、前に作ったプログラムが使えるかどうかの判断もしやすくなります。

また、図面が適切に管理され、必要なときにいつでも取り出せるという状態そのものにも価値を感じていました。図面の所在や過去案件の記憶を社長自身が抱え続ける必要がなくなることで、精神的な負担の軽減にもつながると考えました。

初期費用なしで始めやすく、メール連携や類似図面検索といった実務に近い機能を備え、さらに担当者へ相談しながら改善も期待できる。そうした導入しやすさと将来性が、導入の決め手となりました。

導入後の成果：図面検索・案件管理・見積対応の効率化を実現

ジーエン図面導入後、同社では紙図面管理の負担軽減に加え、案件情報の整理や見積対応の効率化など、複数の面で効果を実感しています。単に図面をデータ化するだけでなく、メールで届く見積依頼や過去案件の情報を紐づけて管理できるようになったことで、社長自身の業務負担も軽減されました。

紙図面の保管・検索にかかる手間を減らし、月10時間程度の工数削減を実現

ジーエン図面導入後、同社がまず効果を感じたのは、紙図面の保管や検索にかかる手間の削減です。

従来は、紙図面を保管し、必要に応じて引き出しやファイルから探し出していました。しかし、ジーエン図面に図面を登録することで、必要な図面を検索して確認できるようになり、探す時間や管理負担が軽減されました。

図面を置いておかなくていいというだけでも、かなり楽になります。紙図面だと、どこにしまったかを覚えておく必要がありますし、過去の図面を探すために引き出しを開けて確認する手間もあります。ジーエン図面に入れておけば、必要なときに検索して確認できるので、図面管理そのものの負担が軽くなりました。

紙図面を保管する必要が減ったことで、物理的な保管スペースの削減にもつながっています。さらに、図面がデータとして蓄積されることで、過去案件の確認や情報共有もしやすくなりました。

図面管理に費やしていた時間が減ったことで、社長自身の工数削減にもつながっています。実際には1日あたり30分程度の作業削減効果があり、月換算では約10時間程度の工数削減を実感しています。

図面を探す時間や、過去の案件を思い出す時間が減ったことで、頭の中もすっきりしました。以前は「あの図面はどこにあったか」「似たような案件を前にやったか」ということを自分で覚えておく必要がありましたが、今はシステム上で確認できます。1日30分くらいの違いでも、数字だけでは表せない安心感があります。

これまでは、どこに図面があるか、過去に似た案件があったか、どの見積に関連する図面だったかを社長自身が覚えておく必要がありました。しかし、ジーエン図面を活用することで、情報をシステム上で確認できるようになり、記憶に頼る場面が減っています。結果として、図面管理に割いていた時間を顧客対応や見積判断、経営に関わる業務へ振り向けやすくなりました。

メールで届いた案件情報をそのまま管理できるように

メールから案件情報を取り込めることで、見積依頼への対応も効率化されました。メール本文や添付図面をもとに案件情報を整理できるため、見積対応に必要な情報をまとめて確認できます。

従来は、メール、図面、過去のやり取り、見積条件などが別々に存在していたため、後から確認する際に手間がかかっていました。ジーエン図面では、案件情報と図面を紐づけて管理できるため、どの案件にどの図面が関係しているのかを把握しやすくなっています。

メールで来た案件情報をそのまま入れて管理できるのは便利です。見積依頼が来たときに、メール本文、添付図面、条件が別々になっていると、後から確認するのに時間がかかります。ジーエン図面で案件と図面をまとめて管理できると、途中で作業を止めても再開しやすくなりました。

作業を途中で中断した場合でも、案件情報を見れば状況を確認しやすく、見積対応の再開もスムーズになりました。これは、社長が複数案件を並行して対応する同社にとって大きなメリットです。案件情報をシステム上に残せることで、後から過去の見積や類似案件を振り返りやすくなり、見積業務そのものの再現性も高まりました。

会社に行かなくても見積回答しやすい体制を構築

ジーエン図面に図面や案件情報を登録することで、会社に行かなくても必要な情報を確認しやすくなった点も大きな変化です。

これまでは、会社にある紙図面や資料を確認しなければ見積回答が難しい場面がありました。しかし、ジーエン図面上で図面や案件情報を確認できるようになったことで、外出先でも見積内容を把握しやすくなっています。

以前は、会社に戻って紙図面を見ないと判断できないこともありました。今はジーエン図面に図面や案件情報が入っていれば、会社にいなくても内容を確認できます。私が営業や外出で会社を離れているときでも、見積回答に必要な情報を見られるので、対応のスピードは上がったと思います。

少人数の製造業では、社長が営業・見積・現場確認を兼任することも多く、会社にいない時間も発生します。そのような中で、必要な図面や案件情報へすぐにアクセスできることは、見積回答のスピードと柔軟性を高めるうえで重要です。

会社に戻って紙図面を探す必要が減ったことで、顧客対応のスピード向上にもつながっています。見積依頼を受けた際に、その場で判断材料を確認できる体制は、同社の営業・見積対応における大きな変化となりました。

類似図面検索で過去見積との差分を確認しやすくなった

さらに、類似図面検索により、過去の見積や加工実績を確認しやすくなった点も成果の一つです。

製造業では、「以前と似ているが、寸法や形状が少し違う」といった図面が多くあります。その際、過去に似た図面があれば、当時の見積や加工条件を参考にできます。

製造業の見積では、過去に似た図面があったかどうかがすごく大事です。少し形が違うだけなのか、寸法や加工内容が大きく変わっているのかで、見積も変わってきます。ジーエン図面で類似図面を探せると、過去の見積と今回の図面を見比べやすくなり、どこが変わったのか確認しやすくなりました。

これまでであれば、過去のフォルダや紙図面を一つずつ探し、似た案件があったかどうかを確認する必要がありました。ジーエン図面を活用することで、その作業を効率化でき、見積精度の向上にもつながっています。

営業製作所の対応：細かなフォローと柔軟な距離感に安心

導入後のサポート体制についても、同社は高く評価しています。

営業製作所の担当者は、遠方であっても細かく対応し、必要に応じてコミュニケーションを取ってくれるといいます。システム導入後も、使い方や運用について相談できる関係性があるため、安心して活用を続けられています。

細かいところまでしっかり対応してもらっていますし、不安はありません。仕事の話だけではなく、雑談も含めて自然にコミュニケーションを取ってくれるので、相談しやすいです。相手によって距離感を変えながら対応できるところも、営業スタイルとして良いなと思っています。

同社では、現場の声を営業製作所側が受け止め、改善に向けて動いてくれる点も評価しています。

こんな機能があったらいいなという話をすると、実装に向けて動いてくれるんですよね。完成されたものをそのまま使うというより、現場の声を聞きながら進化していく感じがあるので、今後もっと使いやすくなる期待があります。

システムだけでなく、導入後に相談しやすい担当者がいることも、同社にとって安心材料となっています。

導入を検討している企業へのメッセージ

同社では、紙図面管理や手書き帳票に課題を感じている企業こそ、まずはジーエン図面を見てみることが大切だと考えています。

ジーエン図面は使いやすいですよ。興味はあるけれど、どこに相談すればいいか分からない、使いこなせるか不安という会社もあると思います。まずはデモや無料トライアルで見てもらって、実際に使ってみるのが一番分かりやすいと思います。

特に、導入に興味はあっても「どこに相談すればいいか分からない」「自社で使いこなせるか不安」と感じている企業は少なくありません。

しかし、ジーエン図面は無料トライアルやデモを通じて、実際の使い勝手を確認できます。まずは自社の図面や案件管理に合うかどうかを体験することで、導入後のイメージも描きやすくなるでしょう。

アナログな会社ほど、最初は「うちはアナログだから」と思ってしまうかもしれません。でも、見てもらったり使ってもらったりすれば、思ったより簡単だと分かるはずです。紙図面で管理している会社や、会社に行かないと見積回答できない会社には、一度試してみてほしいですね。