検索時間を約5分の1に短縮。ダイヤモンド工具メーカーが「ジーエン図面」で図面・見積書・制作工程レシピの管理を効率化

導入前の課題：拠点ごとに図面を保管し、探す時間と属人化が課題に

名古屋ダイヤモンド工業株式会社は、ダイヤモンドを材料とした研削工具・切削工具の製造販売を手掛ける企業です。1960年に創業し、従業員数は60人弱。小牧と東京に拠点を構え、営業部門と工場が連携しながら、顧客ごとの仕様に応じた工具や関連製品に対応しています。

ジーエン図面導入前、同社では小牧と東京で図面を別々に保管していました。もともとは紙ベースで図面を管理していたため、別拠点の図面を探したい場合、すぐに確認できないことが課題でした。

拠点が小牧と東京にあり、それぞれ別々に図面を保管していました。図面がどこにあるのか探すのに非常に時間がかかっていたことと、共有ができていなかったことが大きいです。

過去には図面管理ツールを導入したこともありました。しかし、サポート終了や容量不足などの問題があり、継続して使い続けることが難しくなっていました。紙ベースの管理と既存ツールの限界により、図面を探す作業には手間がかかっていたといいます。

また、見積書の検索にも課題がありました。過去に見積もった内容を確認する際はExcelベースで探しており、検索時間を短縮したいという要望が上がっていました。

前回見積もったものを探すのもExcelベースで、なかなか時間がかかっていました。検索時間を短縮したいという要望が営業の方からありました。

図面や見積書の検索は、特定の担当者の記憶やコツに依存する部分もありました。「なんとなく覚えている」「このあたりにあったはず」といった感覚で探すことが多く、誰でも同じように目的の書類へたどり着ける状態ではありませんでした。

属人化している状態でした。その人にしか分からなかったり、なんとなく記憶はあるけれど、どれだったかなとなったりして、目的の図面にたどり着くまで時間がかかっていました。

目的の図面が見つからない場合には、類似図面を探して修正し、再作成することもありました。営業からの問い合わせに対する工場側の回答が遅れることで、間接的に顧客対応へ影響する場面もあったといいます。

営業からの問い合わせに対しての返答が遅れることで、お客様に間接的に影響があったと思います。図面を探すのが遅くなることで、工場の対応が遅いと言われることもありました。

こうした状況を改善するため、同社では図面や見積書をより探しやすくし、拠点や担当者をまたいで情報共有できる仕組みを求めていました。

ジーエン図面を選んだ理由：アップロードのしやすさと関連書類の紐付けを評価

名古屋ダイヤモンドでは、2023年6月頃からDX推進の取り組みが始まりました。展示会などで複数のツールを比較検討する中、営業部門がジーエン図面を見つけ、社内で検討が進みました。社長からは、グループ会社でも使えるツールを探すよう指示があり、名古屋ダイヤモンド単体だけでなく、グループ全体での活用も視野に入れていたといいます。

6月からDXの動きが始まり、最初はAI議事録を導入しました。その次の優先順位として、図面管理ではないかという話になりました。社長からは、グループ会社で使えるようなツールを探してほしいという指示がありました。

ジーエン図面を選んだ決め手は、アップロードのしやすさと、関連書類を紐付けて管理できる点でした。

トライアル時にも、図面や書類のアップロードは比較的スムーズに進みました。同社が特に重視していたのは、伝票、図面、制作工程のレシピなどを関連書類として紐付けられることです。

決め手は、アップロードのしやすさと、紐付けを手動でやらなくてもいいところです。伝票と図面と制作工程のレシピのようなものを紐付けたかったので、そこが一番の決め手だったと思います。

検索のしやすさも評価されました。営業部門や工場だけでなく、将来的にはグループ会社間の情報共有にも活用できる可能性があり、同じツールを使うことで情報管理のしやすさが高まると考えました。

グループ会社の情報共有にも、将来的には使えたらいいなという狙いがありました。各会社が同じツールを使っていれば、使い勝手もよいだろうと考えていました。

導入後の成果：検索時間が約5分の1に短縮

ジーエン図面導入後、最も大きく変わったのが検索時間です。同社は、導入前と比べて検索にかかる時間が約5分の1になっていると話します。

導入して一番変わったところは検索時間だと思います。1/5ぐらいにはなっているのではないでしょうか。

以前は、目的の図面や見積書にたどり着くまでに時間がかかり、担当者の記憶や探し方に依存していました。ジーエン図面の導入後は、検索機能を使うことで、過去の図面や関連書類を見つけやすくなっています。

検索がしやすくなったのは間違いないです。以前なら見つからなかった書類が、見つかるようにもなっています。

また、検索に関する社内説明会を通じて、多くの社員が書類を探せるようになりつつあります。まだ旧ツールに慣れている社員もおり、完全に定着するには時間が必要ですが、誰でも検索できる環境づくりは進んでいます。

検索アドバイスを受けたことで、皆さん検索できるようにはなっていると思います。ただ、前のツールの検索に慣れている方は、検索の仕方が違うので、慣れが必要だと思います。

ジーエン図面は、営業部門では見積依頼を受けたタイミング、製造部門では伝票が発行されたタイミングや出荷時に活用されています。営業・業務・製造それぞれの場面で必要な書類を探し、過去情報を参照するための基盤になりつつあります。

前回履歴・制作工程レシピ・梱包写真を蓄積し、属人化解消へ

現在、同社でジーエン図面を活用している主な用途は、前回履歴の参照、制作工程レシピの保管、稟議書類での発注内容確認、梱包写真データの蓄積です。

メインで使っているのは、前回履歴の参照です。あとは制作工程レシピの保管、稟議書などでの発注内容の確認、梱包写真のデータ蓄積にも力を入れようとしています。

特に今後、活用を強化したいと考えているのが梱包写真の蓄積です。同社では多品種小ロットの製品が多く、顧客ごとに梱包スタイルやラベルの貼付位置が異なるケースがあります。

これまでは、どのように梱包すべきかを知っている担当者に確認しなければならない場面がありました。ジーエン図面に梱包写真を蓄積しておけば、過去の梱包見本を参照し、同じように作業を進められます。

多品種小ロットの製品が多いので、このお客様はどういう梱包スタイルだったかを、知っている人に確認しなければならないことがありました。梱包見本があれば、同じように作業を進められるので、属人化の解消につながると思っています。

図面や見積書だけでなく、制作工程や梱包方法まで関連情報として蓄積することで、特定の担当者に依存しない作業体制を整えることができます。ジーエン図面は、単なる図面検索ツールではなく、現場のノウハウを残す仕組みとしても活用が広がっています。

また、検査票をExcelから直接送れるようになったことで、作業時間の負担も軽減されました。検索性の向上に加え、関連資料の登録や共有がしやすくなった点も、現場にとって大きな変化です。

検査票をExcelから直接送れるようになったので、作業時間がすごく楽になりました。

今後の活用：名刺管理や梱包作業など、図面以外にも横展開

名古屋ダイヤモンドでは、今後ジーエン図面の活用範囲をさらに広げていく方針です。当初は図面管理を目的に導入しましたが、現在は名刺管理にも使い始めています。さらに、梱包作業の標準化や、特定の人に聞かなければ分からない情報の蓄積にも活用していく考えです。

活用方法はいろいろあります。名刺の管理にも使い始めていますし、もともとは図面管理がメインでしたが、書類の検索や、この人に聞かないと分からないことを解消するために、いろいろな情報をアップロードしていきたいです。

ジーエン図面に情報を蓄積することで、誰でも必要な書類にたどり着ける状態を目指しています。図面や見積書、制作工程レシピ、梱包写真、名刺など、業務に関わる情報を横断的に管理できれば、部門をまたいだ情報共有もしやすくなります。

導入を検討している企業へのメッセージ

同社は、ジーエン図面が向いている企業として、まず製造業を挙げています。特に、図面や見積書、制作履歴、検査票、梱包写真など、多様な書類を扱う企業に向いていると考えています。大量生産中心で図面や仕様が大きく変わらない企業よりも、新しい施策や新製品を生み出す企業、顧客ごとに仕様や履歴を確認する必要がある企業の方が、活用しやすいといいます。

大量生産をしているところだと、図面もあまり増えていかない気がします。新しい事業や施策を生み出そうとしている会社には向いていると思います。

また、書類が多い会社にとっても有効です。図面だけでなく、さまざまな書類を蓄積し、必要な時に誰でも検索できる状態を作ることで、属人化の解消や業務効率化につながります。

ジーエン図面は、図面管理から始めて、見積書、制作工程レシピ、検査票、梱包写真、名刺などへ活用範囲を広げられる点が特徴です。現場ごとに必要な情報を蓄積していくことで、自社に合った使い方を育てていけます。

ジーエン図面の導入を検討している企業に向けて、同社は「まずはトライアルで触ってみる価値がある」と話します。実際に使いながら、自社に必要な運用方法や追加したい機能を具体化していくことが重要です。

今、実装されていない機能についても、熱意を持って要望を出せば実装していただける会社だと思います。今後のアップデートにも期待できるので、まずはお試ししてみたらどうでしょうか。

図面管理や見積書検索の効率化に課題を抱えている企業、拠点間で書類を共有したい企業、現場のノウハウを属人化させずに蓄積したい企業にとって、ジーエン図面は業務改善のきっかけになります。

検索時間の短縮だけでなく、誰でも必要な情報にたどり着ける環境づくりへ。名古屋ダイヤモンドでは、ジーエン図面を活用しながら、図面管理から現場ノウハウの共有まで、段階的に活用範囲を広げています。