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導入前の課題：紙図面と関連書類が膨大で、資料探索に時間がかかっていた
ジーエン図面導入前、三濃産業株式会社では図面や関連書類を紙媒体で管理する場面が多くありました。現場へ紙図面を回し、営業担当者も問い合わせ対応のために紙の控えを持つ。多品種小ロットの案件が多いことから、図面点数は非常に多く、付随する資料も含めると保管量は膨大になっていました。
紙媒体での保管量が多すぎることが課題でした。現場にも紙媒体で回さないといけませんし、営業も問い合わせがあったときにどういった案件なのか確認するため、紙で控えを持っています。単品種小ロットなので図面点数が非常に多く、付随する書類も含めると、かなり厚いファイルが出来上がってしまう状態でした。
過去図面を探す際には、年度別に整理された棚から該当しそうなファイルを取り出し、記憶やお客様からの限られた情報をもとに探す必要がありました。顧客から「何年前に頼んだ」「これくらいの時期に作ってもらった」といった形で問い合わせが来ることもあり、担当者の記憶が頼りになる場面も多かったといいます。
しかし、時期が曖昧な場合は総当たりで探さざるを得ません。現場から資料が返却されていなかったり、誤って別の場所にファイリングされていたりすると、探しても見つからないこともありました。
年度別には整理していましたが、お客様から「2024年ぐらいにやってもらったもの」というようなざっくりした聞かれ方をすると、総当たりになることもあります。現場から資料が返ってきていないと、探したけれど目当ての資料がないという空振りの時間も発生していました。
資料を探す時間は、10分や15分で済まないこともありました。見つかるかどうか分からない資料を何度も確認し、別の場所に綴じられていないか探し直す。こうした作業に20分、30分とかかってしまうこともあり、強い無駄を感じていたといいます。
また、図面や資料の管理は担当者ごとに属人化していました。担当者がいれば「だいたいこの時期にやった」という記憶をもとに探せますが、担当者が不在の場合、どのファイルに入っているのか分からず対応が滞ることもありました。
管理が属人化していて、営業担当者が分かっているから探せるという状態でした。担当者が変わったときに見つけられないのではないかという不安もありました。休みの担当者の図面を探すときも、机の上の分かる範囲で探すくらいで、そこになければ担当が翌日来るのを待つか、どうしても必要なら休みの担当者に問い合わせるしかありませんでした。
過去には、ExcelにPDFリンクを貼り、必要な資料へすぐアクセスできるようにする試みもありました。しかし、ファイルの保存先が変わったり、自動保存や再起動の影響でリンクが切れたりすることがあり、安定した運用には至りませんでした。
紙図面の保管量、検索時間、担当者依存、Excelリンク運用の限界。これらの課題を解消し、会社全体で資料を共有できる仕組みが求められていました。
ジーエン図面を選んだ理由：価格・分かりやすさ・改善姿勢が決め手に
同社では、以前から紙媒体中心の図面管理を何とかしたいという思いがありました。図面管理システムについても、営業製作所からの提案以前に複数社から説明を受けており、ペーパーレス化やDX推進に向けて前向きに比較検討していました。
その中でジーエン図面を選んだ大きな理由の一つが、価格です。図面管理は一度導入すれば長く使い続ける仕組みです。10年、20年、30年と使うことを考えたとき、初年度だけでなく、継続的に発生するランニングコストが重要になります。
決定打は価格です。会社は長く続いていくものなので、10年、20年、30年と図面という資産を管理していくことを考えると、ランニングコストが会社の負担になります。その中で、金額的な負担が少ない会社を選んだというのがまず一点です。
また、ジーエン図面は機能がシンプルで分かりやすく、自社がやりたいことに対して十分な機能を備えている点も評価されました。他社製品には多機能なものもありましたが、機能が豊富であっても、実際に使わない機能が多ければ社内に定着しにくくなります。
同社では、従業員に説明しやすく、直感的に操作できることを重視しました。年齢層が比較的高い社員もいる中で、新しいシステムへの抵抗感を抑えるためには、必要な機能に絞られていることが重要だったといいます。
機能が豊富なものよりも、やることを絞って必要なものに絞っている方が理解しやすいと思いました。会社の年齢構成も比較的高めなので、直感的にどこを押せば何ができるのか分かることは、すごく重要視しました。
特に評価したのが、「案件」という箱に関連書類をまとめられる設計です。案件ごとに図面や関連資料を集約しておけば、担当者以外でも検索・参照しやすくなります。これにより、担当者しか分からない状態から脱却し、会社全体で情報を共有できると考えました。
案件という一つの箱を作って、そこに関連する書類を全部入れる。そうすることで、別の担当者でも検索ができます。今までは担当者しか自分の担当している会社のものを見られなかったので、誰でも見ようと思えば出せる状況ができたのは大きいですね。
さらに、担当営業の姿勢も導入を後押ししました。営業製作所側から、ユーザーの声を受けてシステムを成長させていきたいという説明があり、導入後も改善が期待できる点に魅力を感じました。
ユーザーの声を受けて、どんどんジーエン図面というシステムを成長させていきたいという話をいただきました。システムがユーザーの声を聞いて、いいものになっていくところが良いなと思いました。
同社にとってジーエン図面は、単なる図面保管ツールではありませんでした。価格、操作性、案件単位での情報集約、そして継続的な改善姿勢。そのすべてが、自社の課題解決に合うと判断した理由です。
導入後の成果：案件の見える化と検索時間の大幅短縮を実現
ジーエン図面導入後、同社では「まずジーエン図面に登録する」という社内ルールを整えました。
以前は、工場長に図面を集約し、そこから現場へ割り振る流れが中心でした。しかし、ジーエン図面導入後は、特急案件であっても一度スキャンし、システムへ登録してから現場へ回す運用を進めています。
今までは工場長に図面を集約し、現場に割り振ってもらうことが多かったです。今はその前に一度ジーエン図面に登録するから、まずここに集めてほしいという流れにしました。特急の場合でも、後から分からなくならないように、一度スキャナーにかけさせてほしいと伝えています。
この運用により、現場に回っている案件がジーエン図面上で確認できるようになりました。まだ完全ではないものの、会社として今どの案件が動いているのかを把握する体制が整い始めています。
案件の見える化により、会社全体で仕事を把握しやすくなった
導入前は、営業担当者がそれぞれ個人事業主のように案件を抱え、会社全体で状況を把握しづらい面がありました。どの担当者がどれくらいの案件を持っているのか、現場にどの図面が回っているのかがブラックボックス化しやすい状況だったのです。
ジーエン図面を導入したことで、案件を会社全体で把握する意識が生まれました。さらに、ホワイトボードなどを活用して、会社ごとの案件数や納期、ボリュームを可視化する取り組みも進んでいます。
今までは、営業が動いて、工場を通して、終わったら自分で納品しに行くというように、会社全体で案件を管理するというより、営業担当者ごとに案件を抱える形がありました。ジーエン図面を入れたことで、会社として案件を全部把握するという意味で、やっと会社としてまとまってきたのかなと思います。
図面管理システムの導入は、単なるペーパーレス化にとどまりません。案件の流れを見直し、会社として情報を共有する文化をつくるきっかけにもなっています。
10〜15分かかっていた図面検索が1〜2分程度に短縮
最も分かりやすい効果が、過去図面の検索時間短縮です。
導入前は、図面を保管している棚まで行き、年度別のファイルを開き、該当しそうな時期をめくって探す必要がありました。場合によっては、Excelなどで時期を特定してからファイルを探し、必要に応じてコピーを取るという複数の手順が発生していました。
ジーエン図面導入後は、製品名や図番が分かっていればシステム上で検索でき、そのまま過去図面にアクセスできます。必要であれば印刷もできるため、従来の4〜5ステップが大きく短縮されました。
棚に取りに行って、年度別の中から探して、必要ならコピーを取って、またしまう。場合によってはExcelで時期を特定するステップもありました。それがジーエン図面で検索して、過去図面にアクセスできるようになったことで、10分、15分かかっていたものが、1分、2分ぐらいに短縮できていると思います。
資料を探す時間は、直接価値を生む作業ではありません。だからこそ、検索時間が短縮されることで、営業・現場双方の負担が減り、本来の業務に時間を使いやすくなります。
現場からの抽象的な問い合わせにも対応しやすくなった
図面検索で難しいのは、必ずしも明確な図番や製品名で問い合わせが来るとは限らないことです。
現場からは、「前に似たようなものをやったことがある」「過去の図面を確認したい」といった抽象的な問い合わせが来ることがあります。従来であれば、担当者の記憶やファイルの中身を頼りに探す必要があり、時間がかかっていました。
ジーエン図面では、類似図面検索を使うことで、見た目が近い図面を探せる可能性があります。図番や製品名が違っていても、形状が似ていれば候補を確認できるため、抽象的な情報から目的の図面に近づきやすくなりました。
現場から「前に似たようなものをやったことがある」と言われても、図番も製品名も違う場合があります。今はジーエン図面で類似図面検索をかければ、見た目がほぼ同じものであれば引っかかるので、「もしかしてこれ？」という確認ができるようになりました。
現場が過去の加工注意点や作業時の情報を確認したい場面でも、図面を素早く出せることは大きな価値になります。探す側の時間だけでなく、現場が作業に入るまでの待ち時間も減らせるようになりました。
営業・現場の情報共有が進み、見積や発注業務の負担も軽減
ジーエン図面は、現場だけでなく営業担当者にとっても有効に活用されています。
営業担当者は、過去に似た案件があった場合、どの外注先に依頼したのか、いくらで対応してもらったのか、どの工程で進めたのかを確認する必要があります。これらの情報がすぐに見つからないと、見積や発注をゼロから組み立て直さなければなりません。
ジーエン図面に過去の案件情報が集約されることで、加工実績や外注先、コスト情報を確認しやすくなりました。
実績があれば、どの工程から始まって、どう流れていくのかが分かります。一見、社内でできると思ったものでも、前回は外に全部出していたというケースもあります。どこの外注先にお願いして、この金額でやってもらえたのかが分かることは、営業にとってものすごく楽です。
見積時には、過去の加工実績を確認することで、提示しようとしている金額で問題なく対応できそうかを判断しやすくなります。前回の担当者や加工内容を把握できれば、できるだけ同じ担当者に回す判断にもつながります。
加工実績を見ることで、出そうとしている金額で問題なくやれそうなのか確認できます。前回誰が担当していたのかを事前に把握しておけば、なるべく同じ人間に回す判断にも使えます。
同社では、ジーエン図面を営業目線で使う場面も多いといいます。図面を探すだけでなく、見積や外注判断、過去実績の確認に活用できることが、業務効率化につながっています。
運用ルールの整備により、データ品質のばらつきを防止
ジーエン図面を活用するうえで、同社が重視しているのが登録ルールです。
図面には、図番や製品名が明確に書かれているものばかりではありません。同じような部品であっても、顧客や担当者によって名称が異なる場合があります。たとえば、同じ形状のものでも「ピン」と呼ばれたり「シャフト」と呼ばれたりすることもあります。
そのため、登録時には、後から検索に使いそうなキーワードを意識して入力しています。製品名だけでなく、検索時に引っかかりそうな数字や名称を入れることで、目的の図面にたどり着きやすくしているのです。
図面には名前も図番もなく、絵だけ書いてあるものもあります。同じものでも、お客様によってピンだったりシャフトだったり、担当者が変われば名称が違うこともあります。そういう多様さを本当に管理できるのかというのは、導入前の不安でもありました。
現在は、主に担当者が登録し、時間がないときは事務担当者が入力する運用です。事務担当者が入力したものについても、担当者が内容を確認し、同じルールで登録されている状態を保つようにしています。
自分が登録しているのと、時間がないときは事務員が入れています。事務員が入力したものは自分も目を通して、なるべく同じルールで入力されている状態を作るようにしています。
システムを導入するだけでは、情報共有は十分に進みません。検索しやすいデータとして蓄積するためには、登録時のルールづくりが重要です。同社では、ジーエン図面の導入をきっかけに、図面管理の流れや社内ルールの整備が進みました。
今後の活用：ステータス管理で納期管理を強化したい
現在、同社では主に過去図面や案件情報の検索にジーエン図面を活用しています。今後は、ステータス管理機能を活用し、納期管理にも役立てたいと考えています。
具体的には、週ごとの納期対象を抽出し、営業担当者に共有する運用です。今週納品予定の案件を可視化できれば、納品忘れの防止や進捗確認につながります。また、納期に遅れそうな案件があれば、早い段階で顧客に連絡し、トラブルを未然に防ぐことも可能になります。
ステータス管理をもっとうまく使って、納期管理的な使い方をできるようにしたいです。今週1週間の予定を出せるようにして、各営業担当に渡し、納品忘れの防止や納期通りに納められそうかの確認につなげたいと考えています。
図面管理から始まった活用は、案件管理、情報共有、納期管理へと広がり、ジーエン図面は、同社にとって業務全体を見える化する基盤になりつつあります。
ジーエン図面が向いている企業：自社に合わせた使い方を模索したい会社
同社は、ジーエン図面について「会社ごとにさまざまな使い方ができるシステム」と評価しています。
単純に図面管理として使うだけでなく、関連資料を営業全体に共有する仕組みとして使うことも可能です。ステータスを細かく登録すれば、案件の見える化や外出先での情報共有にも活用できます。
すごくシンプルなので、会社それぞれでいろんな使い方ができると思います。単純に図面管理として使うのもよいですし、資料を営業全体に周知する機能として使うこともできると思います。ステータスを登録することで、見える化や外出先での情報共有にも活用できると思います。
同社自身も、自社の業務に合わせた独自の使い方をしています。その中で改善要望を出し、対応してもらえる部分もあり、システムを自社に合わせて育てていける点に価値を感じています。
うちもオリジナルの使い方をしています。その使い方に合わせて、こうしてほしいという要望をいろいろ出していますが、応えていただけている部分もあるので助かっています。会社次第でいろんな使い方ができる柔軟さがあると思います。
図面点数が多い企業、紙資料の管理に課題を抱えている企業、担当者ごとの属人化を解消したい企業にとって、ジーエン図面は業務改善のきっかけになる可能性があります。
導入を検討している企業へのメッセージ
図面管理システムを導入する際、多くの企業が「自社の業務に合うのか」「社員が使いこなせるのか」「導入して本当に定着するのか」という不安を抱えます。同社でも、導入前には図面の名称や図番のばらつき、社内ルールの整備などに不安がありました。
しかし、実際に使いながらデータを蓄積し、運用ルールを整えることで、徐々に効果を実感できるようになっています。
図面管理をデジタル化することは、単に紙を減らすことではありません。案件の流れを会社全体で把握し、必要な情報を誰でも探せるようにし、営業や現場の判断を支える仕組みを作ることです。紙図面の保管量や検索時間、担当者依存に課題を感じている企業にとって、ジーエン図面は業務の見える化と情報共有を進める有効な選択肢となるでしょう。
