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「新規取引先を見つけたいが、どうやって営業すれば良いのかわからない」
「電話営業をしてみたが、断られるケースが多く、社員も疲弊してきている」
このようなお悩みを抱えている製造業経営者の方におすすめしたいのが「手紙営業」です。
本記事では、営業用手紙の例文を新規顧客/既存顧客ごとに紹介するとともに、手紙営業で成約につなげる7つのポイントについて解説していきます。
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手紙営業のメリット
メールに比べて開封率が高いため、成約につながりやすい
営業メールの返信率は一般的に約0.5%ほどであるのに対し、手紙の返信率は約1%と言われています。
営業メールは「数十、数百あるメールやつの1つ」とみなされ、見てもらえない可能性が高いです。
一方、封筒入りの手紙は、宛名かつ手書きだと特別感が増し、受け取った本人も「自分宛に手紙が来てる」「とりあえず開けてみよう」と思いやすくなります。
内容次第では最後まで読んでもらえないこともありますが、メールと比べて開封される確率は高いと言えるでしょう。
自社の製品を写真付きで分かりやすく伝えられる
電話営業や飛び込み営業では、製品やサービスの内容を口頭で伝えなければなりません。
口頭だと伝え忘れる可能性や、相手がイメージをつかめない可能性があります。
手紙営業では、内容を文章や写真を用いて伝えられるため、どのような製品なのかを相手にイメージしてもらいやすくなります。さらに、形に残るため後から見返してもらえることも期待できます。
決裁権者に直接手紙が届く可能性がある
電話営業や飛び込み営業の場合は、受付もしくは部門の担当者が出る場合が多く、決裁者と接触する以前に門前払いされてしまう可能性があります。
一方、手紙は宛名を活用することで、社長や部長といった決裁者に直接送ることができるため、読んでもらえる可能性が高まります。
製造業向け｜手紙営業の例文
手紙営業の例文を、新規開拓と既存顧客のそれぞれのケースに合わせてご紹介します。
新規開拓の場合の例文
いきなり手紙を送っていることや、手紙を送付した目的を端的に記載することを意識しましょう。
新規お取引のお願い
拝啓（時候の挨拶）、貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。
この度は、突然のお手紙、誠に失礼いたします。
株式会社〇〇の△△と申します。
貴社のホームページを拝見し、貴社の〇〇製品の製造において、弊社の製品がお力になれるのではないかと思い、ご連絡を差し上げました。
弊社は〇〇年に〇〇で創業以来、〇〇製品の製造と販売を行っております。〇〇製品の製造において強みを持ち、お客様のニーズに合わせた製品を提供し、卓越した品質を実現いたします。
もしご興味がおありでしたら、是非とも一度ご面談の機会をいただき、詳しくお話しできればと存じます。また、弊社の会社案内等を同封させていただきましたので、ご確認いただけますと幸いです。
お忙しい中恐縮ですが、何卒、よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のより一層のご活躍を祈念いたしております。
敬具
既存顧客の場合の例文
既存顧客へは、新たな製品やサービスを開発した際や、飛び込み営業や電話営業で接点を持った顧客に対して送ることが多いです。
新商品のご案内について面談のお願い
拝啓（時候の挨拶）
平素は格別のご愛顧を頂き厚くお礼申し上げます。
株式会社〇〇の△△です。
〇〇様のご希望に合いそうな製品が発売となりましたので、ご紹介したくご連絡を差し上げました。
この新製品は、お客様の業界での最新のトレンドとニーズに基づいて設計・製造されました。高品質かつ効率的な製造を可能にし、お客様により一層貢献できることを自負しております。
つきましては、最近のご様子について伺うとともに、〇〇について直接ご紹介できればと存じます。〇月〇日〇〇時頃にご連絡致しますので、ご面談の可否をご教示頂けますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
営業手紙の封筒の書き方
縦書きの場合
縦書きは、文字が整って見え、礼儀正しさも伝えられます。そのため、仕事の場面では主に縦書きが利用されます。
【表書き】
引用：手紙の書き方
- 切手は左上に貼る
- 郵便番号は右上に書く
- 住所は郵便番号の右のラインに合わせて書く
- 宛先の所属部署は会社名の下に1文字空けるもしくは、行を変えて書く
- 役職名は4文字以内なら名前の上、5文字以上は名前の右に書く（小さめの文字で）
【裏書き】
引用：手紙の書き方
- 差出人（自分）の住所・名前を封筒の中央に書く
- 住所・名前は下の点線に揃えると整って見える
- 封締めは「〆」を使うのが一般的
- 封かん日を入れる場合は左上に書く
横書きの場合
横書きの手紙は、お得意様は既存顧客など「かしこまりすぎない文章」を書きたい場合に用いられることが多いです。
【表書き】
引用：手紙の書き方
- 切手は右上に書く
- 左上に郵便番号・住所・宛名を左揃えで書く（番地などの数字は、算用数字を使う）
- 所属部署名は会社の下に一文字空けて書く
- 役職名は4文字以内なら名前の前、5文字以上は名前の上に書く（小さめの文字で）
- 相手の名前は中央に大きめに書く
【裏書き】
引用：手紙の書き方
- 郵便番号・住所・会社名・部署名・氏名は封じ口の中央または右寄りで書く
- 封じ目は不要（書いても失礼ではないが、横書きの場合は不要）
- 封かん日を入れる場合は左上に書く
営業手紙を書く際の7つのポイント
1.封書とハガキを使い分ける
封書とハガキは、手紙を送る相手によって使い分けた方が効果的です。
例えば、すでに関係構築ができている既存顧客に送る場合は、ハガキでも良いでしょう。
ただ、ハガキは封書を簡略化したものなので、面識のない顧客にいきなりハガキで営業手紙を送るのはマナー違反です。
2.写真を同封し、記憶に残りやすい手紙にする
製造業という業種の特性上、自社の技術力の高さや製品のクオリティは文面だけでは伝わりません。
封筒の中に、工場や製品の写真を同封することで、記憶に残りやすい手紙になる上、他の営業手紙との差別化にもつながります。
3.自社が提供できる商品やサービスを具体的に伝える
手紙営業から成約につなげるためには、相手にどのようなメリットがあるのかを伝える必要があります。その際、自社の過去の実績や商品・サービスを導入することでどのような結果が生まれるのかを、具体的な数値を用いて伝えましょう。
競合他社の製品・サービスと比較した数値を提示することで、自社の商品への知識がない相手に対しても説得力が増します。
他社にはできないが自社にはできることを記載するなど、相手に自社の商品に興味を持ってもらえるような内容にすることが重要です。
4.電子テキストではなく、手書きにする
手書きにすることで、特別感を感じてもらうことができます。メールや問い合わせフォーム営業にはない手紙の魅力のため、営業手紙は電子テキストではなく、手書きにすることが鉄則です。
字が上手な方が読みやすいのはもちろんですが、字が下手でも相手にとって読みやすい大きさで字を書くなど丁寧さがあれば問題ありません。
5.テンプレートをそのまま使うのではなく、一人一人に合わせた文章を作成する
営業手紙は手書きで行うと、送付する手間もあるため全ての文面を一人一人に合わせて変更すると、膨大な労力がかかります。
そのため、業界・分野ごとなどである程度のテンプレートを作っておき、顧客に合わせて変更できる箇所を設けておくと良いでしょう。
例えば、顧客の事業内容・サービスについての記述を入れる、以前やり取りがあった企業の場合は近況のお伺いを記載することで、独自性が生まれます。
6.手紙を売り込みの手段ではなく、信頼関係を築くためのものだと捉える
営業マンは契約まで早くつなげたいというのが本音だと思いますが、手紙を売り込みの手段と捉えてはいけません。いきなり手紙で売り込みをしても、良い印象を持たれることは少なく、その後も良い関係を築きにくいです。そのため、手紙は信頼関係を築くためのものと捉え、その後どうすれば契約までつなげられるのかを考えましょう。他の営業手法にもいえることですが、長い目で関係を築き上げた後に結果はついてきます。
7.手紙を送っても反応がない場合は、直接電話をかける
実際、手紙を送っても相手からの反応がないことがほとんどです。その場合は、手紙送付後に直接電話で連絡をしましょう。その際、「先日御社の〇〇様宛にお手紙を送らせていただきまして」といった内容の電話をかけ、本人につないでもらいます。本人につながった場合は手紙の内容を話し、つながらなかった場合は折り返しの電話を待ち、長時間連絡がない場合は、再度手紙を送付すると良いでしょう。
最後に
製造業の方のための手紙営業の方法をテーマに、例文や封筒の書き方について解説しました。
手紙は1通1通書くことにも送付するにも手間も時間もかかりますが、メールなどに比べて開封される確率が高く、宛名を用いることで決裁者に直接見てもらえるといったメリットがあります。紙営業以外に新規開拓をするのにおすすめの方法として、新聞広告や営業代行サービスがあります。
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