導入前の課題：図面・見積情報の検索性の低さと非効率な見積対応
株式会社鈴木鉄工所では、紙図面をスキャンしてPDF化する運用ルールを設けていたものの、日々の業務が優先され、図面データが1つのフォルダに蓄積されている状態でした。そのため、必要な図面を探す際には一つひとつ確認する必要があり、手間と時間がかかっていました。
紙の図面はスキャンをしてPDFに変換、PDFのタイトルを変更、というルールを決めてはいたものの、日々の業務が優先されてしまい正しく運用できていませんでした。場合によっては、必要な図面を探すのに30分ほど時間がかかることもあったと思います。
また、受注前の図面は整理されておらず、管理が十分にできていなかったことで見積漏れが発生。問い合わせを受けて初めて気づくケースもあり、改善が求められていました。
どうにか改善したいと考えてはいたものの、事務作業が多くなるというデメリットが大きく、なかなか改善に動くことができませんでした。
図面データの未整理による検索性の低さと見積管理の不十分さ。これらにより、図面探索に時間を要する非効率な業務環境や見積漏れによる機会損失につながっていた点が、導入前の大きな課題でした。
DX Engineを選んだ理由：作業工数を増やさずに管理できる簡単さ
DX Engineの導入にあたって、株式会社鈴木鉄工所では、図面管理の手間を増やさずに検索性を向上できるかどうかを重視して検討を進めました。特に評価されたのが、図面情報を自動的に整理・登録できる仕組みにより、手入力作業を最小限に抑えながら案件単位で管理できる点です。
従来は、図面をPDF化して保存していたものの、1つのフォルダに蓄積される運用となっており、必要な図面を探す際には一つひとつ確認する必要がありました。そのため図面探索に時間がかかり、業務効率の低下につながっていたことから、現場の負担を増やさずに管理体制を改善できる点が導入の決め手となりました。
DX Engineなら、わざわざ手入力で情報を入力しなくても、自動で入力されています。当社で図面管理が進まなかった部分を解消してくれると期待しました。
導入後の成果：見積対応スピード向上と機会損失の防止を実現
株式会社鈴木鉄工所では、DX Engine導入後、図面を瞬時に検索できるようになり、これまで30分ほどかかっていた図面探索が大幅に短縮されました。図面情報が整理されたことで作業効率が格段に向上し、見積作業のスピード改善や見積漏れによる機会損失の防止にもつながっています。
綺麗に整理整頓ができたことで作業効率は格段に上がっています。また、DX Engine導入後は、見積依頼に対して必ず誰かが確認する体制を構築でき、返答漏れの防止につながりました。
また、検索機能を活用することで複数のスタッフが見積対応できる体制づくりも進み、生産性向上に寄与しています。
今後は、工程管理の部分にもDX Engineの活用を展開し、生産性向上につなげていく方針です。
工程管理は今後の課題ですが、まずは図面管理から改善を進めていきます。また、見積業務を属人化させず、検索機能を活用して社内ナレッジを蓄積し、生産性向上と営業活動への時間確保につなげたいと考えています。
