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紙で図面を管理する場合、保管スペースや管理コストが必要となる点が課題です。電子化して図面を管理することで、効率的に図面を保管・活用できます。
とはいえ、図面の電子化にはいくつか方法があるため、「効率的な図面の電子化方法を知りたい」「図面を電子化する必要性やメリットを確認したい」という担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、図面を電子化する方法やその重要性、メリットについて解説します。図面の電子化を外注できるサービスや、電子化するうえでの注意点についても紹介するので、ぜひ最後までチェックしてみてください。
図面管理の重要性
図面管理は、製品設計図や建築図面などを適切に保存・運用し、必要なときに速やかに取り出せるよう整える取り組みです。建設・製造の現場では扱う図面の量が多く、確認頻度も高いため、可視化・検索性・版（バージョン）統制が欠かせません。
さらに、建築士法やPL法などで一定期間の保存が求められる図面もあり、破損・紛失だけでなく改ざん防止やアクセス権限の管理といった統制も必須です。近年は、紙のファイリングに加えて文書・図面管理システムでの電子的管理が普及しており、効率化・コスト削減・ガバナンス強化に直結します。
なお、図面の電子化・データ化に関する基礎的な情報については、以下の記事で詳しく解説しています。あわせて参考にしてみてください。
▶︎図面のデータ化とは？最新技術を活用してコスト削減と業務効率化を実現するために
紙の図面を管理する際の課題
紙の図面を管理する際の主な課題について解説します。
保管や管理にスペース・コストが必要
紙ベース運用では、印刷・輸送費が継続的に発生し、キャビネットや書庫の確保など備品・設備コストも積み上がります。図面が増えるほど保管面積も拡大し、維持費が重荷になりやすい点が課題です。
検索や整理に手間がかかることによる業務効率の低下
紙で図面を管理している場合、ロットや顧客別の仕分け・ファイリングに加え、過去図面の捜索や版の取り違いが発生しやすく、現場の意思決定が滞ります。最新版が即座に把握できない状況は、手戻りリスクの増大の原因となるため注意が必要です。
経年劣化や紛失のリスク
紙は湿度・光・摩耗の影響を受けやすく、長期保存による経年劣化により利用しづらくなるおそれがあります。災害や移送時の破損・紛失も避けづらく、保管環境の整備が常に課題となる点は大きなデメリットです。
持ち出し・盗み見・改ざんなどのセキュリティリスク
社外秘情報を含む図面は、物理的な持ち出し・盗み見・改ざんに対する対策が不可欠です。紙運用では人手のルール徹底に依存しがちで、不正防止・追跡の仕組み化が難しくなる可能性があります。
図面を電子化するメリット
図面を電子化して管理することにはさまざまなメリットがあります。紙での図面の管理と電子化した図面の管理を比較すると、主に以下のような違いがあります。
| 管理方法 | 紙での図面の管理 | 電子化した図面の管理 |
| 保管スペース | 広大なスペースが必要 | 物理的な保管スペースは不要 |
| 管理コスト | 保管スペースの維持費や管理人件費が発生 | サーバー利用料や管理システムの月額料金が発生 |
| 検索性 | 手作業で探すため時間と手間がかかる | キーワードで簡単に検索できる |
| 共有性 | 複製や郵送などの手間がかかる | ネットワーク経由で即座に共有できる |
| 劣化・紛失リスク | 経年劣化や紛失のリスクがある | 劣化はなくバックアップで紛失リスクを回避できる |
| セキュリティ | 持ち出し・盗み見・改ざんなどを完全に防ぐのは難しい | アクセス権限・操作ログ・暗号化などで厳格な統制ができる |
ここでは紙の図面を電子化して管理する主なメリットを5つ紹介します。なお、紙とデータのどちらが図面管理に適しているのかについては以下の記事でも解説しているため、ぜひチェックしてみてください。
保管や管理に必要なスペース・コストを削減できる
紙の図面はサイズが大きく、数が増えるほど保管のためのスペースを圧迫します。とくにA0やA1などの大判図面は、キャビネットや専用の保管庫を用意する必要があり、その維持費や空調コストも無視できません。
図面を電子化すれば、膨大な図面もサーバやクラウド上で一元管理できるため、物理的な保管スペースが不要になります。結果として、オフィスや倉庫スペースを有効活用でき、保管設備の賃料・光熱費・管理人件費といったコスト削減が可能です。将来的に図面が増えても、データ容量を拡張するだけで済むため、長期的なコスト効率も高い点が大きな利点だといえます。
必要な図面をすぐに検索できる
紙図面では目的の資料を探すのに時間がかかり、過去の図面を見つけるまでに何時間も要するケースもあります。一方、電子化された図面であれば、ファイル名・図面番号・キーワードなどで検索でき、必要な情報に瞬時にアクセス可能です。
さらに、OCR（文字認識）を活用すれば図面内の文字情報も検索対象になるため、手書きメモや注記が含まれている場合でも効率的に探し出せます。設計や施工現場など、時間的制約が大きい現場では、検索スピードの向上が業務効率に直結するため、電子化による恩恵は非常に大きいでしょう。
取引先や関係者との共有が容易になる
紙図面を共有するには、コピーして郵送したり、持参して説明したりと、多くの手間と時間がかかります。電子化すれば、クラウドストレージや社内ネットワーク経由で即座に共有でき、離れた拠点や外部の協力会社ともリアルタイムで同じ情報を閲覧・編集可能です。
たとえば設計変更が発生した際も、最新データを即時にアップロードすれば全関係者に周知できるため、バージョン違いによるミスや手戻りを防止できます。とくに複数の企業や部署が関わるプロジェクトでは、電子化による共有性の向上が業務全体のスピードアップにつながるでしょう。
経年劣化のリスクがなくなる
紙図面は湿気や日光、取り扱いによる摩耗などで劣化し、年月が経つほどに破損や判読困難のリスクが高まります。また、紙は火災や水害といった災害にも弱く、一度失われると復元が困難です。電子化したデータであれば、物理的な劣化の影響を受けず、長期間にわたり鮮明な状態で保管できます。
さらに、クラウドや外部ストレージにバックアップを取っておけば、万が一の障害や災害発生時にも速やかに復旧できます。企業の重要な資産でもある図面を、将来にわたって安全に保存するためにも電子化は有効な手段です。
セキュリティ性が向上する
紙図面は保管庫に鍵をかけていても、持ち出し・盗み見・複製・改ざんなどを完全に防ぐことは困難です。電子化したデータであれば、ID・パスワードによるアクセス制御、操作ログの記録、データ暗号化といった高度なセキュリティ対策を講じることができます。閲覧権限を部署ごと・役職ごとに細かく設定することも可能なため、必要な人だけが必要な範囲でアクセスできる体制を構築可能です。
また、クラウドサービスを利用する場合は、ISO27001やプライバシーマークなどの第三者認証を受けた事業者を選べば、より安全性を高められます。重要情報を含む図面を扱ううえで、セキュリティ性の向上は大きな利点です。
図面を電子化する方法
図面の電子化にはいくつか方法があります。ここでは、図面を電子化する代表的な方法を3つ紹介します。
製図・設計ツールで作成した図面を電子データとして出力する
もっとも簡単なのは、CADやBIMなどの製図・設計ツールを使って作成した図面を、そのまま電子データとして保存・管理する方法です。これらのツールでは、PDF・DXF・DWGといった標準的な電子図面フォーマットで書き出せるため、他部門や外部パートナーともスムーズに共有できます。
設計段階から電子データとして運用することで、あとからスキャンする手間やコストを省けるだけでなく、データのバージョン管理や差分比較なども容易です。また、図面に変更があった場合も、紙の差し替え作業を行うことなく即時に修正でき、常に最新状態を保てます。
なお、電子化した図面の管理には、図面管理システムの導入がおすすめです。図面管理システムについては以下の記事で詳しく解説しているので、導入ができていない場合はぜひチェックしてみてください。
▶︎図面管理システムとは？機能や導入の利点、比較ポイントについて
図面対応のスキャナーを導入する
すでに紙で存在している図面を電子化する場合は、図面サイズに対応した大判スキャナーを導入する方法があります。A0・A1サイズなどの大型図面にも対応できるスキャナーであれば、細かい線や注記まで高精度に取り込むことが可能です。OCR機能が搭載されたモデルを選べば、図面内の文字情報も自動で認識され、後からキーワード検索できるようになるため利便性が向上します。
自社にスキャナーを導入することで、日常的に発生する図面の電子化を社内で完結できるようになり、外注コストや納期のロスを抑えられます。大量の図面を扱う部署や、頻繁に図面を更新・追加する業種にとっては、長期的に見て導入メリットが大きい手段です。
ただし、大型スキャナーは高額な初期投資とメンテナンスコストが発生するため、導入前に業務量や利用頻度を十分に見極めておく必要があります。
図面スキャンサービスを利用する
大規模な図面の電子化を一気に進めたい場合や、社内にスキャナー設備がない場合には、外部の図面スキャンサービスを活用する方法が有効です。専用の大判スキャナーを保有する専門業者に依頼すれば、A0やB0といった特大サイズや製本図面、青焼き図面など、社内では扱いづらい図面でも高精度にスキャンしてもらえます。
また、OCR処理やファイル名付与、クラウドへのアップロード代行など、電子化後の運用を見据えた付帯サービスも用意されている場合が多く、社内負担を最小限に抑えることが可能です。
とくに、過去に蓄積された大量の紙図面を一括でデジタル化したい場合は、短期間で処理できる外注サービスが有効です。初期投資も不要なため、一時的なニーズに対応する手段としても適しています。ただし、機密情報を含む図面を扱う場合は、業者のセキュリティ体制を事前に確認しておくことが重要です。
図面電子化サービス3選
図面を電子化できるサービスを3つ紹介します。なお、図面をスキャンして電子化できるサービスについては以下の記事でも詳しく解説しています。より多くのサービスを比較したい場合は、ぜひ参考にしてみてください。
▶︎図面スキャンおすすめ15選！データ化精度や大判/青焼き対応なども紹介
| サービス名 | 主な機能 | 導入形態 | 料金プラン | 運営会社 |
| DX Engine | 自動分割・解析 情報付与・整理 全文検索 CSV出力 見積作成・日報転記 形状検索・特徴検索 | 外注型 | 要問い合わせ | 営業製作所株式会社 |
| スキャニングサービス | 紙書類のデータ化 属性登録 | 外注型 | 要問い合わせ | 株式会社大塚商会 |
| 図面の文書電子化サービス | 紙書類のデータ化 CADデータトレース データ共有クラウドサポート | 外注型 | 要問い合わせ | キンコーズ・ジャパン株式会社 |
DX Engine｜営業製作所
| サービス名 | DX Engine |
| 主な機能 | 自動分割・解析 情報付与・整理 全文検索 CSV出力 見積作成・日報転記 形状検索・特徴検索 |
| 導入形態 | 外注型 |
| 料金プラン | 月額30,000円 |
| 運営会社 | 営業製作所株式会社 |
営業製作所株式会社のDX Engineは、図面を含むさまざまな書類を電子化し、効率的に管理できるサービスです。単に紙の資料を電子化するだけでなく、OCRでテキストを抽出するため、フリーキーワードで書類や図面を検索できます。AIによって手書き文字を認識したり、図番・品名などの情報を書類に付与することも可能です。これにより、ユーザーは膨大な書類・図面のなかから必要なものをすぐに検索でき、ワンクリックで出力できます。
＜DX Engineの利点＞
- 図面以外のさまざまな書類に対応
- AI OCRにより手書き文字を含むあらゆるテキストを抽出可能
- 属性（図番・品名・検査項目）などで書類を整理可能
- 全文検索により目的の書類のピックアップが容易
- 図面の形状や材質でも検索可能
- CSV出力可能
現在、DX Engineをお試しで使える無料トライアルを実施しています。「膨大な図面のスキャン作業に割くリソースがない」「書類仕分けのためのデータ入力に時間がかかる」「必要な図面が見つからない」といった悩みを抱えている担当者の方は、ぜひDX Engineの導入を検討してみてください。
DX Engineに関する詳しい情報・お問い合わせはこちら
スキャニングサービス｜大塚商会
| サービス名 | スキャニングサービス |
| 主な機能 | 紙書類のデータ化 属性登録 |
| 導入形態 | 外注型 |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 運営会社 | 株式会社大塚商会 |
株式会社大塚商会のスキャニングサービスは、1枚5円からさまざまな紙の書類を電子化できるサービスです。大量の原稿でも短納期対応が可能と謳っており、スキャンだけでなく属性登録もできるため、データ化後の検索もできるようになります。プライバシーマーク取得済みの業者なので、セキュリティ面も安心です。
図面の文書電子化サービス｜キンコーズ
| サービス名 | 図面の文書電子化サービス |
| 主な機能 | 紙書類のデータ化 CADデータトレース データ共有クラウドサポート |
| 導入形態 | 外注型 |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 運営会社 | キンコーズ・ジャパン株式会社 |
キンコーズ・ジャパン株式会社の図面の文書電子化サービスは、紙の図面をPDF化・CAD化して関係者共有ができるサービスです。手書きや青焼きの図面スキャンにも対応しており、図面以外の書面でも利用できます。データ共有クラウドサポートもあり、クラウド上でのデータのやり取りも可能です。
図面を電子化する際の注意点
図面を電子化する際の主な注意点を3つ紹介します。
図面用スキャナーの導入や電子化の外注にはコストがかかる
図面を電子化する際には、導入や運用に関するコストを十分に考慮する必要があります。
大判図面に対応したスキャナーは高額で、数十万〜百万円単位の初期投資が発生するうえ、メンテナンス費用や人員の運用負荷もかかるため注意が必要です。また、外部業者にスキャンを委託する場合も、図面のサイズや枚数に応じて従量課金されることが多く、大規模な図面をまとめて電子化する場合は高額になる可能性があります。
電子化による業務効率化や保管スペースの削減などのメリットと、初期投資・ランニングコストを比較し、長期的な費用対効果を見極めることが重要です。
手書きでの書き込みがある図面の電子化には高い読み取り精度が必要
設計図や建築図面には、手書きでの修正指示やメモ、寸法追加などが記載されている場合があります。手書き情報は、従来のOCRでは正確に読み取れないことも多く、認識精度が低いとあとから人力で入力・修正する手間が発生してしまう点には要注意です。
そのため、AI OCRを搭載したスキャナーやスキャンサービスを選び、手書き文字や細い線、かすれたインクなどにも対応できる精度を確保することが大切です。電子化する際は、読み取り結果を必ず目視確認し、誤認識を防ぐ運用フローも整備しておきましょう。
手書き文字を認識できるAI OCRについては、以下の記事で詳しく解説しています。導入を検討する場合は、ぜひあわせて参考にしてみてください。
▶︎手書き文字を認識できるOCRとは？おすすめ16選や導入時の注意点などを解説
電子化するだけでなく管理する仕組みが必要
図面を電子化しただけでは、情報が単にデジタル形式で保存されているだけにとどまり、活用性は十分ではありません。図面データを有効に使うためには、フォルダ構造やファイル命名規則の整備、アクセス権限の設定、バージョン管理などの仕組みを整える必要があります。
また、検索や共有、属性情報の付与などを効率的に行うためには、図面管理システムや文書管理システムを併用するのが効果的です。電子化とあわせて管理体制を構築することで、はじめて図面の利活用による業務効率化やDX推進につながります。
図面の電子化に関するよくある質問
図面の電子化に関するよくある質問とその回答を紹介します。
図面管理を効率化する方法は？
図面管理を効率化するには、まず紙図面を電子化して検索・共有可能な状態にすることが基本です。さらに、図面管理システムを導入することで、ファイル名や属性（図番・品名・版数など）による自動整理や、全文検索・類似図面検索などの機能を活用でき、目的の図面を素早く見つけられるようになります。
その他、図面管理を効率化するためのポイントについては、以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてチェックしてみてください。
図面の電子化とペーパーレス化の違いは？
図面の電子化とは、紙の図面をスキャンなどでデジタルデータに変換することです。一方でペーパーレス化とは、紙を使う業務全体をデジタル化し、紙媒体そのものを排除する取り組みを意味します。
つまり、電子化は既存の紙図面をデジタル化する「手段」であり、ペーパーレス化は紙を使わない「業務スタイル」への転換です。図面の電子化はペーパーレス化への第一歩となりますが、真にペーパーレスを実現するには、図面の作成・承認・保管・共有といったプロセス全体をデジタル化する必要があります。
図面の電子化は自社で行う？外注する？
図面の電子化を自社で行うか外注するかは、図面の量・利用頻度・社内リソースなどを基準に判断します。日常的に大量の図面を扱う企業では、大判スキャナーを導入して自社で継続的にスキャンする方が長期的にコストを抑えやすい場合もあるでしょう。
一方で、過去に蓄積した大量の紙図面を一気にデジタル化したい場合や、スキャナー設備や人材が不足している場合は、専門業者への外注が効率的です。外注なら短期間で大量処理が可能であり、初期投資も必要ありません。ただし、機密情報を含む図面を扱う際は、外注先のセキュリティ体制を必ず確認しておくことが重要です。
図面の電子化と効率的な活用ならDX Engineがおすすめ
図面のスキャンと電子化した図面の効率的な管理・活用にお困りなら、営業製作所株式会社のDX Engineがおすすめです。膨大な図面のスキャンによるデータ化だけでなく、OCRを用いたテキスト抽出による検索性の向上、AIによる属性・種類別の図面仕分けの自動化が可能で、誰でも必要な図面をワンクリックで出力できるようになります。
＜DX Engineの利点＞
- 図面以外のさまざまな書類に対応
- AI OCRにより手書き文字を含むあらゆるテキストを抽出可能
- 属性（図番・品名・検査項目）などで書類を整理可能
- 全文検索により目的の書類のピックアップが容易
- 図面の形状や材質でも検索可能
- CSV出力可能
現在、DX Engineは無料トライアルを実施中です。この機会にぜひDX Engine導入によるメリットを体感してみてください。
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