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製造事業所にて、紙図面のみを使用している企業では、図面の紛失や劣化、
共有の難しさといった問題がしばしば発生します。
図面は製品の設計や製造過程で不可欠な情報を含んでいるため、その管理が適切に行われていないと、作業効率の低下やミスの発生につながってしまいます。
そのような業務上の問題を解決するには、図面を電子データ化することがおすすめです。電子データ化することで、図面の保存や検索が簡単になり、情報の共有も正確に行えるようになります。さらに、図面管理システムを導入することで、図面のバージョン管理やセキュリティ対策にも効果を発揮します。
本記事では、製造業の図面管理を効率化するためのポイントについて詳しく解説していきます。
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製造業の図面管理を効率化するには
これまで多くの企業が紙の図面を使用してきましたが、紙図面にはさまざまな問題点があります。業務上においては、複数の担当者との共有が難しく、すぐに必要な図面が取り出せないといった点も挙げられます。
そこで、図面管理を効率化するための方法として、図面の電子データ化や図面管理システムの活用が注目されています。これにより、図面の保存や検索が容易になり、共有や修正もスムーズに行えます。さらに、データのセキュリティを強化し、情報漏洩（ろうえい）を防ぐことも可能です。
ここでは、製造業の図面管理を効率化するための具体的な方法について詳しく解説していきます。
電子データ化を進める
製造業において図面管理を効率化するための第一歩は、図面の電子データ化に取り組むことです。電子データ化とは、従来の紙図面をデジタル形式（PDFやJPEG、PNG、CADなど）に変換することで、多くのメリットがあります。
まず、電子データ化することで図面の保存が容易になります。紙図面はスペースを取り、紛失や劣化のリスクもあります。しかし、デジタルデータであれば、クラウド（インターネット上の保存サービス）や社内サーバーに保存することで、安全に管理できます。
また、デジタルデータは検索機能を使って瞬時に必要な図面を見つけ出すことができるため、業務効率が大幅に向上します。さらに、電子データ化により、図面の共有が簡単になります。
紙図面を複数の担当者間で共有するのは手間がかかり、時には誤解を招くこともあります。しかし、デジタルデータならば、メールやファイル共有サービスを通じて瞬時に共有でき、リアルタイムでの修正やコメントの追加も可能です。
図面管理システムの活用
図面管理システムとは、デジタル化された図面を一元的に管理し、必要な時に正確にアクセスできるようにするためのツールです。うまく活用することで、図面管理の効率を大幅に向上させることができます。
まず、メールやFAXで届いた図面を自動でデータ化することが可能です。手作業での取り込み作業が不要になり、時間と労力を大幅に削減できます。図面が届くたびに自動的にシステムに取り込まれるので、受け取りから管理までが一貫して効率化されます。
次に、最新のAI技術によって、図番や品名、材質から手書きの重要情報まで高精度にデータ化することができます。AIが手書きの情報を正確に読み取るため、従来の手動入力に比べてミスが減り、データの正確性が格段に向上します。
さらに、図面を取引先、図番、材質など様々な要素で簡単に検索することができます。必要な情報を瞬時に検索できるため、業務のスピードが大幅にアップします。また、必要な項目に応じてカスタマイズすることができますので管理も簡単です。
例えば、特定の取引先に関連する図面、特定の材質を使用した図面など、こだわりの内容ですぐに見つけだすことができるので、作業の効率が飛躍的に向上するのです。
製造業でおすすめの図面管理システム「図面Engine」
製造業において図面管理システムを導入するのであれば、私ども営業製作所が提供する『図面Engine』の導入がおすすめです。多くの企業から高い評価を受けている図面管理システムで、時間と人的工数を大幅に削減することができます。
例えば、FAXで届く図面を手作業で管理している、図面に記載されている情報を手で入力している、過去の図面が見つからない、図面に関連する見積書や作業指示書が見つからない、といった悩みを抱えているのであれば、『図面Engine』がすべて解決します。もちろん、紙の状態からデータ化して管理することも可能です。
このシステムは、メールやFAXの図面を自動で取り込むことができ、AIによる高精度なデータ化が可能です。また、ISO27001を取得した堅牢なセキュリティを備えており、図面管理の信頼性と安全性も確保されています。
さらに導入した企業では、図面管理の時間と人的工数が大幅に削減され、例えば紙のスキャン時間が97％削減された事例もあります。また、年間で約150万円の人件費が削減される見積もあります。
図面管理データ化で製造業の作業効率を良くする5つのポイント
上記でもお伝えした通り、図面をデータ化し、管理方法を見直すことで、様々な課題を解決し、作業効率を大幅に向上させることが可能です。しかし、具体的にどのように対応すれば作業効率が良くなるのか、分からない方も多いのではないでしょうか。
そこでここでは、製造業における図面管理をデータ化し、効率的に管理するための具体的なポイントについて詳しく解説します。
1.ファイルサーバーを活用する
ファイルサーバーを活用することで図面を一元的に管理し、図面の紛失や劣化のリスクを大幅に減らすことが可能です。
ファイルサーバーとは、ネットワーク上でファイル（文書や画像、図面など）を集中管理するための専用のコンピュータです。導入することによって、図面データを集中管理し、全ての関係者が同じ情報にアクセスできるようになります。
例えば、設計部門が新しい図面を作成すると、それを即座に製造部門や品質管理部門と共有することができます。すると、コミュニケーションが円滑になり、作業効率の向上が図れます。
また、ファイルサーバーはセキュリティ面でも優れています。アクセス権限を設定することで、特定の担当者のみが重要な図面にアクセスできるようになります。
情報漏洩のリスクを低減し、機密情報を守ることができます。さらに、定期的なバックアップを設定しておけば、データの消失リスクを最小限に抑えることも可能です。
2.フォルダを整理しておく
図面管理フォルダを整理しておけば、必要な図面を迅速に検索することができます。そのため、フォルダを整理する際には、論理的な構成にしておき、直感的に見つけられるようにしておくことが大切です。
まず、プロジェクトごとにフォルダを作成し、その中に各種図面や関連資料を整理します。
例えば、「○○プロジェクト」というフォルダを作成したら、その中に「設計図面」「製造図面」「品質管理図面」などのサブフォルダを作成します。すると、どの図面がどこにあるかを一目で把握できます。
さらに、ファイル名には図番や品名、日付などを含めた命名規則を設けることで、検索がし易くなります。例えば、「2024_プロジェクトA_設計図面_001.dwg」といった具合です。このように命名しておけば、ファイルを見ただけでその内容が分かり、必要な図面を迅速に見つけることができるのです。
3.図面の共有方法を統一化する
図面の共有方法を統一化することで、情報の正確性と安全性を確保することができます。統一されていないと、誤った情報が伝わったり、情報漏洩のリスクが高まったりする可能性があるからです。
まず、図面を共有する際に使用するツールや方法を決定します。例えば、メール、クラウドストレージ（オンライン上でファイルを保存・共有するサービス）、ファイル転送サービスなどが挙げられます。これらの中から、企業に合った方法を選び、全ての担当者に徹底します。
次に、共有する際の手順やルールを明確にしておきます。例えば、図面を共有する前に必ず承認を得る、ファイル名にプロジェクト名やバージョン情報を含める、共有リンクにはパスワードを設定する、などといったことが挙げられます。これにより、誰がいつどの図面を共有したかを追跡でき、誤送信や情報漏洩を防ぐことができます。
また、共有する図面のフォーマットも統一してくといいでしょう。PDFやCADファイルなど、相手が開ける形式を選んでおくと便利です。PDFは編集ができないため、相手に図面の内容を確認してもらうだけの場合に適しており、CADファイルは編集可能ですので設計や修正が必要な場合に適しています。
4.セキュリティ対策に取り組む
図面の管理には厳重なセキュリティ対策が必要です。図面には企業の技術情報や製品の設計図が含まれており、これらが外部に漏れると企業の競争力を失う可能性があるからです。
まず、すべての図面に対して、誰がどの情報にアクセスできるかを明確に定めます。例えば、設計部門のスタッフは全ての設計図にアクセスできるが、製造部門のスタッフは自分の担当部分の図面のみ閲覧できるようにするなどです。
次に、図面の保存場所にも注意を払う必要があります。ファイルサーバーやクラウドストレージなど、信頼性の高いプラットフォームを選びます。これらのプラットフォームは、データの暗号化（データを読み取れない形に変換すること）や定期的なバックアップ機能を備えており、データの安全性を確保できます。さらに、ファイルの転送時にも暗号化技術を使用しておけば、外部からの不正なアクセスを防ぐことも可能です。
また、セキュリティ対策として、多要素認証（ログイン時に複数の確認手段を使用する方法）を導入することも効果的です。例えば、パスワードに加えて、スマートフォンに送信されるワンタイムパスコードを入力すればログインできる、などといった方法です。
5.定期的にバックアップを取る
図面管理の効率化と安全性を保つためには、定期的にバックアップを取ることが非常に重要です。
バックアップとは、データのコピーを別の場所に保存することによって、万が一のデータ消失や破損に備える方法を指します。図面データが失われると、業務に大きな支障をきたすだけでなく、復旧に多大な時間とコストがかかってしまいます。
まず、バックアップを取るタイミングですが、毎日、週に一度、月に一度など、業務の重要度やデータの更新頻度に応じて設定します。一般的には、業務データの更新が頻繁な場合は、毎日バックアップを取ることが推奨されます。
次に、バックアップの方法ですが、ローカルの外付けハードディスクやクラウドストレージなどに保存することができます。
クラウドストレージは安全性の高さとアクセスのしやすさから多くの企業に採用されています。インターネットを通じてデータを安全に保存・管理でき、離れた場所にデータを保管できるため、自然災害などのリスクにも強いです。
また、バックアップを取るだけでなく、バックアップデータの復元方法も確認しておくことが重要です。万が一データが消失した場合に迅速に復元できるよう、定期的にバックアップの復元テストを実施し、データが確実に復元できることを確認します。
まとめ
本記事では、製造業の図面管理を効率化するためのポイントについて詳しくお伝えしました。
図面管理の効率化によって、業務のスピードと正確性を向上させ、全体の生産性を高めることができます。そのため具体的な方法を理解し、自社に最適な図面管理システムを導入することが大切です。
営業製作所では、製造現場に詳しい担当者が事業所に合わせた細かな図面管理システム導入をご提案いたします。
▼図面管理システム導入のご相談・ご検討の際はぜひ営業製作所までお問い合わせください！
