製造業において、図面の管理は常に頭を悩ませる問題です。
紙の図面やエクセルファイルなどで管理していると、ファイルが見つからなかったり、最新の改定番号がどれか分からなくなったりすることがあります。
そんな悩みを解決するのが「図面管理システム」です
図面管理システムとは、図面データをデジタルで一元管理するためのツールであり、図面の保存、検索、共有、編集などがスムーズに行えるようになり、業務の効率化やミスの防止につながります。
この記事では、図面管理システムの基本的な機能や導入する利点や、図面管理システムを選ぶ際の比較ポイントについて詳しく解説します。
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図面管理システムとは？
図面管理システムを活用することで、業務効率の向上だけではなく、作業ミスの削減やコスト削減、セキュリティの強化など、さまざまな利点があります。
ここでは、図面管理システムが具体的にどのようなことができるのか詳しく解説します。
図面管理システムでできること
一般的な図面管理システムでできることをまとめると以下のようになります。
- 図面のPDFファイル変換機能
PDF形式の閲覧用図面を簡単に作成でき、各工程へすぐに送付できるようになります。
- ソフトウェア不要の図面プレビュー機能
CADソフトなどの特別なソフトが無くても、図面を確認することができます。
- 複数データの一括印刷機能
必要な図面をまとめて印刷できるので、印刷ミスや時間の短縮になります。
- 部門別・担当者別の閲覧制限設定
情報アクセスを制限することで、セキュリティを向上させることができます。
- 図番の自動管理機能
自社ルールに基づいて図番を付与する設定をすることで、手作業によるミスを防止します。
- 高度な検索機能
全文、属性、タグを使用して必要な図面を詳細に検索することができます。
- 変更履歴管理と最新版表示機能
改訂管理を容易にし、過去版のアクセスもすぐに行えるようになります。
- 図面比較機能
変更点を視覚的に表示し、人間と合わせて確認することで、ミス防止に繋がります
▼図面管理システム導入の利点を詳しく知りたい場合はこちらの記事もご覧ください。
図面管理システムの比較ポイントと選び方
図面管理システムは、様々な企業が開発しているため、自社の業務内容にあっているか比較検討する必要があります。
ここでは、図面管理システムを選ぶ際に考慮すべき比較ポイントについて詳しく解説します。
オンプレミスかクラウドか
図面管理システムを選ぶ際にまず検討すべきポイントの一つに「オンプレミス型」と「クラウド型」があります。どちらを選ぶかは、自社の業務内容よって大きく関わってきます。
オンプレミス型図面管理システムは企業内にサーバーを設置し、高いカスタマイズ性と厳格なセキュリティ管理が特徴です。一方、クラウド型は社外のインターネット上にシステムが構築され、初期導入費用が低く、場所を選ばずアクセスできる利便性があります。
オンプレミス型は既存システムとの連携が容易で機密性の高い情報を扱う企業に適していますが、クラウド型は図面の閲覧・共有が簡単で柔軟な運用が可能です。
| 項目 | オンプレミス | クラウド |
|---|---|---|
| 定義 | サーバーやOS・アプリケーションなどを自社で所有・設置・管理 | クラウドサービス提供事業者が管理するリソースをネットワーク経由で利用 |
| 初期費用 | 高額 | 比較的低額 |
| 運用コスト | 保守管理の人件費や電気代などが発生 | 利用内容に応じたサービス利用料が発生 |
| カスタマイズ性 | 高い（制約なし） | 提供されるサービスの範囲内 |
| セキュリティ | 自社で管理可能で高レベルに設定可能 | 基本的に高いがサービス提供事業者に依存 |
| 保守・管理 | すべて自社で対応（手間がかかる） | 基本的にサービス提供事業者が行う |
| 拡張性 | 物理的な制約あり | 柔軟に拡張可能 |
| 導入までの時間 | 比較的長い | 比較的短い |
| 既存システムとの連携 | 容易 | サービスによっては制限あり |
| リモートアクセス | 追加設定が必要 | 基本的に可能 |
| 災害対策 | 自社で対策が必要 | サービス提供事業者の対策に依存 |
| 適している企業 | ・高度なセキュリティが必要 ・独自のカスタマイズが必要 ・十分な運用管理リソースがある |
・コスト削減したい ・保守管理の負担を減らしたい ・柔軟な拡張性が必要 |
誰でも操作できるシステムか
図面管理システムを検討する際には、操作性も重要なポイントとなります。製造や生産管理など、異なる部門が図面データを共有する場面が多い中で、誰もが操作できるシステムであることが求められます。普段の業務でPCを使う事が少ない従業員でも簡単に操作できる必要があります。
システムの使い方が複雑な場合、導入トレーニングに時間がかかり、一部の担当者しか扱う事ができず、図面の管理業務がトレーニングを受けた従業員に集中してし、全体の業務の進行が遅れてしまうことがあります。
実際に操作のしやすさを確認するためには、実際に使ってみて、どれだけ簡単に操作できるか、どの程度の学習が必要か図面を扱う部署の従業員を交えて確認しましょう。
セキュリティ機能は充実しているか
図面管理システムを導入する際に最も重要な要素の一つが、セキュリティ機能の充実度です。図面管理システムは、施工図面や設計図面だけでなく、技術文書や設計情報といった企業の重要なデータを一元管理するため、多くの人が利用することになります。
特に、社内外の関係者が同じシステムを使って情報を閲覧することが多いため、不正アクセスや情報の持ち出しを防ぐセキュリティ対策は欠かせません。
基本的なセキュリティ機能としては、アクセス制限があります。これは、特定のユーザーのみ図面や文書にアクセスできるようにするで、機密情報が不必要に見られることを防ぎます。
さらに、公開期間の設定によって特定の期間だけ図面を公開することで、情報の漏洩リスクを減らすことができます。
アクセス権限の付与も欠かせない機能で、誰が何をできるかを細かく設定することができます。例えば、閲覧だけ許可する、編集も許可する、などの設定が可能です。
これにより、情報の改ざんや誤った操作を防ぐことができます。
データの暗号化は、情報が不正にアクセスされた場合でも内容を読み取れないようにするもので、二要素認証は、パスワードに加えて別の認証方法を組み合わせることでセキュリティを強化します。
図面検索機能は充実しているか
図面管理システムを利用する際に、膨大な量の図面データが保存されている中で、必要な図面を迅速に見つけ出せるかどうかが、業務の効率に大きな影響を与えます。
図面管理システムの検索機能には、図面番号やキーワードを使った検索、図面ファイル内の全文検索、ツリー構造を使った検索など、さまざまな方法があります。
また、検索結果にサムネイル画像が表示される機能があると、目的の図面を視覚的に確認しやすくなります。
さらに、ファイル形式を問わず、ビューアで閲覧できる機能があると、検索した図面をすぐに内容確認できるため、効率が上がります。
見積もり作成や設計作業の際に、過去の類似案件を参考にすることがよくあります。このような時に、類似の図面を簡単に検索できる機能があると、非常に便利です。
図面管理システムは、図面や部品単位で類似の構造を持つ図面を検索できるため、過去のデータを参照しやすいかどうかは重要です。
また、類似の図面を検索する機能は、不良発生時にも役立ちます。潜在的な不良箇所を洗い出す際、類似構造を持つ図面を検索して確認することで、問題を早期に発見し、対策を講じることができます。
OCRは対応しているか
紙のドキュメントが多い企業や、画像データ内に多くの文字情報が含まれている場合、OCR（光学文字認識）を活用することが非常に有効です。
OCR技術を使えば、紙の図面や文書をスキャンしてデジタル化し、自動で文字情報を読み取ることができます。これにより、手動で属性情報を入力する手間を省く事ができます。
OCR技術に対応するシステムでは、紙の図面をスキャンして登録するだけで、OCR機能が自動的に文字を認識してデジタルデータに変換します。このデータは全文検索が可能となり、必要な情報を迅速に見つけ出すことができます。従来の方法では、属性情報を手入力する必要がありましたが、OCR機能を使う事で手入力を減らし、作業ミス防止に繋がります。
また、OCR技術は、表記のゆれや紙図面の状態が悪い場合でも柔軟に対応します。例えば、紙が古くて文字がかすれている場合や、誤って認識された文字がある場合でも、あいまい検索機能を使えば正確に情報を見つけることができます。これにより、情報の取りこぼしを防ぎ、必要なデータを確実に検索することが可能です。
OCR機能のもう一つの利点には、既存の紙ベースの過去図面をデジタル化して効率的に管理できることが挙げられます。過去の資料や図面もデジタルデータとして取り込み、簡単にアクセスできるようになります。
カスタマイズに対応しているか
図面管理システムを導入する際に、その基本機能だけでも業務効率化は図れますが、自社の業務に完全にフィットしたシステムを求めるなら、カスタマイズ性にも注目することが重要です。
特に、独自の業務フローや特有の要件がある企業にとっては、システムを柔軟に変更できるかどうかが重要です。
CADデータの個別管理が必要な場合や、CADソフトを持たない相手との図面共有が負担になっている場合には、CADと連携可能な図面管理システムが便利です。
このシステムを使えば、CADデータの一元管理が容易になり、PDF変換もスムーズに行えます。関係者全員がPC環境に左右される事なく最新の図面を参照できるようになります。
図面管理システムの導入検討は様々な立場の視点から見て総合的に判断する必要がありますが、弊社では図面管理の課題を解決することに重点を置いて独自に開発した「図面Engine」を提供しております。
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まとめ
今回の記事では、図面管理システムの基本的な機能から、導入の利点と選び方のポイントについて詳しく解説しました。
図面管理システムは、図面の保存、検索、編集が容易になるだけでなく、作業ミスの防止や過去データを参照しやすい環境を構築をすることで起業ノウハウの蓄積に加えて、見積作成などの現場の業務以外でも非常に利点の多いシステムです。
本記事では図面管理システムの導入がもたらす数々の利点と、それぞれの企業に適したシステムの選び方について解説しました。本記事が図面管理システムを検討される際の参考になれば幸いです。
