請求書をデータ化できるOCR10選！AI搭載ツールや自動読み取り機能付きサービスも紹介

請求書などの書類はOCRでデータ化できる

請求書・領収書・発注書などの紙書類は、スキャナーで画像化し、OCR（光学文字認識）で文字データに変換すれば、検索や自動入力に活用できます。とくに経理・会計まわりでは、電子帳簿保存法の要件を満たしたうえでデータ保存を行うことが重要です。

2024年1月1日以降、電子取引（メール添付の請求書やクラウド上の請求書等）については紙保存が原則不可となり、電子データのまま保存が義務化されました。一方で、紙で受け取った書類を「スキャナ保存」するかは任意で、紙原本の保管でも差し支えありません。保存時は検索性の確保や真実性・可視性の確保が求められます。

また、スキャナ保存に関してはタイムスタンプや事務処理規程による代替など、要件の緩和が段階的に進んでいます。導入前に、最新の保存要件を確認しておきましょう。

請求書などの書類をデータ化して管理する方法

請求書などの書類をデータ化して管理する方法は、大きく2つあります。それぞれの方法について、概要をチェックしておきましょう。

自社でOCRツールを導入する

1つ目は、社内にスキャナーとOCRソフト/クラウドを導入し、自前で運用する方法です。日常的な受領・起票フローに組み込めるため、日次処理のスピードと可視性を両立しやすいのが利点です。ファイル命名・保管階層・検索項目・事務処理規程などのポリシーを整え、電子帳簿保存法の要件（検索性・真実性・可視性）を満たす形で管理します。

一方、ツールを自社で運用して管理も対応する必要がある点には要注意です。次に紹介する書類管理システムの契約と比べると、やや手間がかかります。

OCRを含む書類管理システムを契約する

書類を送る・アップロードするだけでOCR処理・データ化・保管まで一気通貫で任せられるクラウドも有効です。タイムスタンプ付与・アクセス権限・改ざん防止ログ・検索インデックスなど、電帳法対応に必要な機能がパッケージ化されているサービスを選べば、社内の運用負荷を最小化できます。

ただし、自社でOCRツールを運用するケースと比べると、コストがかかりやすい点には注意が必要です。とはいえ、データ化と管理にかかる手間は軽減されるため、人件費などのコストメリットも期待できます。

請求書などの書類をOCRでデータ化して管理する一般的な手順

請求書などの書類をOCRでデータ化して管理する一般的な手順を解説します。

書類をスキャンする

まずはスキャナーで書類をスキャンしましょう。A4/レターサイズは300dpi以上、図や細線が多い明細は600dpi程度を目安に読み取ります。歪み補正・向き補正・ノイズ除去を有効化するとOCR精度が安定するでしょう。

スキャンした書類をアップロードする

次に、スキャンした書類をOCRツール・システムにアップロードしましょう。日付・取引先・種別（請求書や領収書など）をファイル名やメタ情報に付与し、フォルダ/ラベル設計は後の検索性を左右するため、最初にルール化しておきます。

OCRで書類をテキスト化する

アップロードした書類をOCRでテキスト化します。OCRを使えば、記載されている合計金額・消費税・請求日・支払期日・取引先名・請求書番号などのキー項目をテキストとして抽出可能です。テンプレート学習やAI-OCRのレイアウト解析を用いると帳票差異にも強くなります。

テキスト化したデータを確認・修正する

OCRでのデータ化が完了したら、ベリファイ（目視確認）工程を必ず設け、金額・税率・得意先コードなどの重要な項目をダブルチェックしましょう。修正履歴が残る仕組みを使うと電帳法の可視性要件にも対応しやすくなるでしょう。

データを管理・活用する

データが正しいことを確認できたら、取引先・日付・金額・勘定科目などの検索キーで横断検索できる状態に整備しましょう。会計・ワークフロー・支払管理システムと連携し、自動仕訳・承認・消込までの一連のプロセスを自動化します。

請求書などの書類をデータ化して管理するメリット

請求書などの書類をデータ化して管理する主なメリットを紹介します。

書類管理に必要な手間とスペースを削減できる

請求書などの書類をデータ化することで、紙の保管棚や倉庫スペースが不要になり、保管費・郵送費・印刷費を圧縮可能です。検索時間の短縮で担当者の拘束時間も減らせます。

書類の検索・活用が容易になる

請求書などの書類をOCRでデータ化すると、取引先名・金額・期間などで一瞬で横断検索できます。証憑提示依頼にも即応でき、監査・税務調査の準備負荷を大幅に下げることが可能です。

業務効率を向上できる

書類をデータ化すれば、ファイリングや手入力、フォーマット違いへの個別対応といった手間のかかる単純作業の負荷を削れます。標準化されたデータで自動仕訳・承認・支払までの直結が可能です。

会計ソフトと連携できる

OCRでデータ化した請求書などは、API・CSV連携により会計ソフトへ自動登録できます。勘定科目や部門コードの自動補完、学習による精度向上も期待できるでしょう。

請求書などの書類をデータ化するOCRサービスの選び方

請求書などの書類をデータ化するOCRサービスの選び方のポイントを紹介します。

機能で選ぶ

OCRサービスにはさまざまな機能を備えたものがあります。たとえば、レイアウト解析・項目抽出・学習機能・重複検知・ベリファイUI・監査ログ・タイムスタンプなど、よく使う機能の有無は確認しておきましょう。また、電子取引データは電子のまま保存義務があるため、メール・ポータルからの自動収集機能も有用です。

運用方法で選ぶ

自社で読み取り～保管まで運用するのか、スキャン・OCR〜保存を丸投げできるサービスにするのかを決めましょう。データ化する書類の数や頻度、社内のリソースなどを考慮して、自社に合う運用方法のサービスを選定してください。

認識精度で選ぶ

請求書などの書類を正しくデータ化するためには、OCR機能の認識精度が重要です。非定型レイアウトや英数字・印影・表組みへの強さ、AI-OCRの学習性、帳票テンプレート数、仕訳推論の精度などを比較しましょう。無料トライアルなどで実データの再現性を確認すれば、自社にとって十分な精度を備えているのかチェックできます。

セキュリティ性で選ぶ

請求書や発注書など顧客情報や機密情報を含む書類の管理には、高いセキュリティ性が求められます。通信・保存の暗号化、タイムスタンプなどの改ざん防止機能、アクセス権限、監査証跡、データの保管リージョンをチェックしましょう。電子帳簿保存法の真実性・可視性要件に対応した訂正削除履歴や検索要件を満たせるかも重要です。

コストで選ぶ

OCRサービスの導入にはコストがかかる場合があります。検討しているサービスを、初期費用・月額・BPO費用・API連携費などの総コストで比較しましょう。紙からの移行期は外注を併用し、定常期は内製化するなどのハイブリッド運用も検討するとコスト負荷を軽減できます。

請求書などの書類をデータ化できるOCRサービス10選

請求書などの書類をデータ化できるOCRサービスを10選で紹介します。

DX Engine

DX Engineとは、OCR技術による書類や図面の高精度なスキャン・データ化と、独自AIによる整理・検索機能を統合した、業務効率化ソリューションです。

「メールやFAXで届いた書類の整理が大変」
「図面や見積書を探すのに時間がかかる」
「紙やExcelへの転記作業が負担になっている」
DX Engineなら、これらの課題をすべて解決できます。

搭載されたAIは、図番・品名・材質などの情報はもちろん、手書き文字まで正確にデータ化。受信メールに添付された書類も自動で取り込み、分類・命名・保存までを一括で処理します。そのため、手作業の負担を大幅に削減し、効率的な書類管理を実現します。

また、取り込んだデータは属性情報や全文検索、形状や仕様による類似検索など、多彩な検索機能で瞬時に呼び出し可能。見積書や作業指示書、検査記録などの関連情報もまとめて一元管理でき、どこからでもアクセスできます。

セキュリティ面でも、ISO/IEC 27001（情報セキュリティ国際規格）に準拠したAWS基盤上でシステムを構築しており、安心してご利用いただけます。

導入効果として、書類整理にかかる時間を年間1500時間削減、書類整理にかかるコストを年間約300万円削減を実現した事例もございます。（当社調べ）

現在、DX Engineは無料トライアルを実施中です。この機会にぜひDX Engine導入によるメリットを体感してみてください。

DX Engineに関する詳しい情報・お問い合わせはこちら

WisOCR

WisOCRは、パナソニックソリューションテクノロジー株式会社が提供しているAI帳票OCRです。AIを利用して、注文書・請求書・見積書などの幅広い帳票をデータ化・管理できます。Basic・Standard・Proの3つの料金プランを用意しており、年36万円から利用可能です。

RICOH 受領請求書サービス

RICOH 受領請求書サービスは、株式会社リコーが提供している帳票用OCRサービスです。帳票をアップロードすれば、オペレーターが入力を代行してデータ化し、振込・仕訳データを作成してくれます。電子帳簿保存法にも対応しており、帳票を安全かつ効率的に管理・活用可能です。

マネーフォワード クラウドインボイス

マネーフォワード クラウドインボイスは、株式会社マネーフォワードが提供する請求書送付システムです。OCR機能も備えており、帳票をアップロードすると自動で成形・仕分けしてくれます。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しており、既存システムとの連携も容易なので、比較的導入しやすいのがポイントです。

invoiceAgent AI OCR

invoiceAgent AI OCRは、ウイングアーク1st株式会社が提供するOCRサービスです。請求書や領収書の読み取りに特化しており、電子帳簿保存法への対応を効率化します。読み取ったデータは会計システムや基幹システムに連携できるため、経理部門の業務効率化が可能です。

スマートOCR

スマートOCRは、株式会社インフォディオが提供するクラウド型AI OCRサービスです。請求書や発注書、注文書などの紙帳票から文字を抽出し、帳票定義やワークフロー設定によって柔軟に利用できます。さらに、RPAツールとの連携に対応しており、OCRで読み取ったデータをそのまま業務システムに入力することが可能です。

OCR.best

OCR.bestは、完全無料で利用できるオンラインOCRサービスです。請求書や注文書などの画像・PDFをアップロードするだけでテキストを抽出でき、シンプルかつスピーディに利用できます。アカウント登録不要で利用できるため、試験的にOCRを導入したい個人や小規模利用に適しています。ただし、管理機能はない点には注意が必要です。

AI-OCRらくスルー

AI-OCRらくスルーは、関西ビジネスインフォメーション株式会社が提供するOCRサービスです。請求書や注文書などの紙帳票を自動で読み取り、業務システムへの入力を効率化します。PDFを介さずWord形式のように編集できる状態にすることもできます。クラウド型のサービスなので、導入にあたって大規模な設備投資は不要です。

SmartRead

SmartReadは、請求書や発注書などの文書を自動でデータ化するAI OCRサービスです。PDFや手書き文字のデータ化にも対応しており、Word形式に変換することもできます。書類を預けると専門オペレーターがデータ化してくれるサービスも提供しており、システムの運用を丸投げしたい場合にも利用しやすいでしょう。

DX Suite

DX Suiteは、手書き・FAX・画像PDFなどさまざまなファイルをデータ化できるAIエージェントです。AI OCR機能を搭載しており、高い精度を魅力としてアピールしています。データ入力業務や書類の仕分業務を効率化したい場合、とくに役立つサービスです。

請求書などの書類をデータ化する際の注意点

請求書や領収書などの書類をOCRでデータ化する場合、単にPDF化して保存するだけでは不十分です。とくに、電子帳簿保存法や内部統制の観点から、いくつかの注意点を押さえたうえで運用する必要があります。ここでは、請求書などの書類をデータ化する際の主な注意点を紹介します。

7年間の保管が必要

請求書や領収書などの国税関係書類は、原則として7年間の保存義務が課されています。データ化して保存する場合でもこの期間は変わりません。

また、保存期間中は「速やかに提示・出力ができる状態」であることが求められるため、フォルダ内に埋もれて見つからないような状態は避けるべきです。クラウドで保管する場合は、アクセス権やバックアップ体制も考慮しておきましょう。

解像度が低い書類や手書きの文字は認識精度が落ちやすい

OCRで正しく文字を読み取るためには、解像度（一般的に300dpi以上）が重要です。また、スマートフォンで撮影した画像や、影・傾き・明るさのばらつきがあるスキャンは、数字や取引先名を誤認識しやすくなります。

さらに、手書きのメモがある請求書では、AI OCRを活用しないと読み取り精度が著しく低下します。OCR任せにせず、確認・修正（ベリファイ）工程を必ず挟むことが大切です。

手書き文字も高精度に認識できるAI OCRについては、以下の記事で詳しく解説しています。手書きの請求書などの書類が多い場合は、ぜひ参考にしてみてください。

▶︎手書き文字を認識できるOCRとは？おすすめ16選や導入時の注意点などを解説

改ざん防止策は必須

電子帳簿保存法では、電子データの保存には「真実性の確保」が求められます。これは、保存データが後から改ざんされていないことを証明するための仕組みです。具体的な対策としては以下の方法があります。

• タイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の履歴管理（ログ管理）ができるシステムを使う
• 事務処理規程で運用ルールを定める

無料のOCRや単純なPDF保存ではこれらの要件を満たさないため、業務用システムや電子帳簿対応サービスの導入が望ましいケースもあります。

検索・参照ができる状態にしておく

データ化した請求書などの書類は、単にファイルとして保存するだけでなく、必要な情報をすぐに検索・表示できることも条件とされています。これは、「可視性の確保」と呼ばれる条件です。最低限、以下の項目で検索できる状態にしておく必要があります。

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先名

ファイル名だけに依存するのではなく、OCRで抽出したデータやメタ情報を付与して管理することで、監査や税務調査にもスムーズに対応できます。

請求書などの書類をデータ化するOCRに関するよくある質問

請求書などの書類をデータ化するOCRに関するよくある質問とその回答を紹介します。

請求書をPDF化したら原本扱いになる？

電子的に受領した請求書（メール添付・Webダウンロードなど）はPDFが原本となります。一方、紙で受け取った請求書をスキャンしたPDFは「写し」であり、原本扱いにはなりません。ただし、電子帳簿保存法の要件（真実性・可視性）を満たせば、紙原本を廃棄しても問題ありません。

請求書をデータ化したら紙の書類は廃棄していい？

請求書をデータ化したあと、紙の書類は条件付きで廃棄可能です。以下を満たしていれば紙原本を破棄しても問題ありません。

• タイムスタンプ or 事務処理規程による保存
• 解像度・カラー要件の遵守
• 検索性（年月日・金額・取引先）を確保

条件を満たさずにスキャンだけした場合は、紙原本も保存義務があるので注意してください。

OCRの認識精度を上げるには？

OCRの認識精度を上げるには、スキャンの解像度の確保が重要です。300dpi以上を目安に、できるだけ高解像度の画像データを用意しましょう。また、認識精度が落ちやすい手書き文字に関しては、AI OCRが便利です。学習機能などを活用して、手書き文字でも高精度にテキスト化できます。

図面などの書類もOCRでデータ化できる？

図面（CAD図・製造図面など）は線・寸法・注記が混在しているため、一般的なOCRでは正確なテキスト化は困難です。図面専用のOCR・読み取りAIを利用することで、部品番号や寸法なども抽出できるようになります。

設計部門や製造業で利用する場合は、一般OCRではなく図面向けOCR・図面管理システムの選定がおすすめです。図面のデータ化や管理については、以下の記事で詳しく解説しています。請求書や発注書などだけでなく、図面のデータ化・管理の効率化を検討している場合は、あわせてチェックしてみてください。

▶︎図面管理の方法｜紙とデータどっちが良い？特徴を解説

▶︎図面管理を効率化する必要性と5つのポイント

請求書を含むさまざまな書類のデータ化ならDX Engineがおすすめ

OCRによる請求書などのデータ化だけでなく、書類の効率的な管理・活用を検討するなら、営業製作所株式会社のDX Engineがおすすめです。

DX Engineとは、OCR技術による書類や図面の高精度なスキャン・データ化と、独自AIによる整理・検索機能を統合した、業務効率化ソリューションです。

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セキュリティ面でも、ISO/IEC 27001（情報セキュリティ国際規格）認証を取得したAWS（Amazon Web Services）基盤上に構築されており、安心してご利用いただけます。

導入効果として、書類整理にかかる時間を年間1500時間削減、書類整理にかかるコストを年間約300万円削減を実現した事例もございます。（当社調べ）

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