図面管理の方法｜紙とデータどっちが良い？特徴を解説

図面管理システムとは

図面管理は、図面を整理・保管するだけではなく、業務が大規模で複雑になるほど、図面管理の重要性は増します。
ここでは、図面管理システム導入の目的とその必要性について詳しく説明します。

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■図面管理システム導入の目的

・整合性の確保：
常に最新かつ正しい図面を関係者全員が共有することで、情報の一貫性を保ち、
ミスやトラブルを削減します。

・効率的な情報共有：
検索機能やアクセス権限の設定などにより、必要な図面を迅速かつ簡単に探し出すことができ、
関係者間の情報共有を円滑化します。

・データ保護・バックアップ：
データの不正アクセスや消失を防ぐためのセキュリティ対策を強化し、
重要な資産である図面データを安全に保護します。

・バージョン管理：
設計変更履歴を管理することで、過去の設計内容を確認したり、
過去のバージョンに戻したりすることが容易になります。

・法的・規制遵守：
業界ごとの規制や基準に準拠した図面管理を行うことで、
監査や報告をスムーズに行うことができます。
データでの図面管理は、業務効率化、コスト削減、品質向上、リスク低減など、適切な図面管理システムを導入することで、これらのメリットを最大限に活かすことができます。

■図面管理システムの必要性

図面管理は、単なる事務作業に留まらず工程管理や現場作業においても不可欠な要素であり、正しく運用することで以下のような点が改善されます。

・ミスの防止：
設計ミス、情報の重複・漏れを防ぎ、修正コストや遅延を削減します。

・生産性の向上：
図面の検索・アクセスを迅速化し、業務効率をアップします。

・コスト削減：
保管スペースや印刷コストを削減し、データの重複・紛失による無駄な作業を減らします。

・プロジェクトの透明性確保：
進捗状況や変更履歴を明確にし、意思決定を迅速化・正確化します。

・コンプライアンス強化：
規制や基準に基づいた管理を行い、監査や法的要件への対応を容易にします。
また、図面管理システム導入の検討を進める際には、管理する図面の量と種類、必要な機能、予算、セキュリティ対策などの点をよく検討する必要があります。

図面管理の種類～特徴やメリット・デメリット、導入するポイント

図面管理の方法には様々な方法があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。そのため、自社の業務の性質に合わせて最適な方法を選ぶ必要があります。
ここでは、それぞれの管理方法の特徴やメリットとデメリット、導入するポイントについて詳しく解説します。

■紙ベースでの図面管理

紙ベース図面管理は、古くから利用されている方法であり、現在でも多くの企業で採用されています。物理的な紙図面をファイルや棚などに保管する方法です。
■メリット

• 低コストで導入可能：特別なシステムや設備が不要で、すぐに導入できます。
• どこでも導入できる：教育が不要なので、だれでもすぐに管理できます。

■デメリット

• スペースが必要：大量の物理的なスペースを必要とし、保管場所の確保が課題となります。
• 劣化と紛失のリスク：紙は劣化しやすく、湿気や火災、紛失のリスクがあります。
• 検索が非効率：必要な図面を探すのに時間がかかり、作業効率が低下します。

■向いている場合

• 図面の数が少ない場合
• 専門知識を持った人員が限られている場合
• コストを抑えたい場合

■向いていない場合

• 図面の数が多く、過去図面などの利用頻度が高い場合
• 長期的な保存が必要な場合
• セキュリティ対策が重要となる場合
• 作業効率を重視する場合

このようなことから、紙ベースでの図面管理はデメリットも多くあり、デジタル化やハイブリッド管理を導入することで、課題を解決する方法もあります。

■図面管理システムを導入した場合

図面管理システムでは、図面を電子データとして管理する方法です。専用のソフトウェアやクラウドサービスを利用して、図面データを保存、共有、検索することが可能です。

■メリット

• スペース不要：物理的なスペースを必要とせず、膨大な図面をPCやクラウド上に保存できます。
• 迅速な検索：様々な検索機能を使って図面に迅速にアクセスできます。
• バックアップ：定期的にバックアップを取ることが容易であり、災害時のデータ消失リスクを低減できます。
• セキュリティ：パスワードや暗号化によってデータのセキュリティを強化できます。
• 共有の容易さ：インターネットを通じて、遠隔地の事業所ともリアルタイムで図面の共有が可能です。

■デメリット

• 導入コスト：ソフトウェアやハードウェアの購入が必要です。
• 技術的な問題：システムダウンなどの障害やサイバーセキュリティの脅威にも注意が必要です。

図面管理システムの導入を検討する際は、管理する図面の量と種類、必要な機能、予算、セキュリティ対策などのポイントを考慮する必要があります。
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■紙とデジタルの併用

紙とデジタルの併用は、両方のメリットを活かした、近年注目されている方法です。それぞれの長所を組み合わせることで、図面管理の効率化とリスク軽減を実現します。

■メリット

・柔軟性：
状況に応じて紙とデジタルを使い分けることができ、作業環境や目的に合わせた
柔軟な運用が可能です。

・安全性：
紙図面をデジタルデータでバックアップすることで、災害時のデータ消失リスクを
低減できます。重要な図面は紙とデジタルの両方で管理することで、
二重の安全対策を実現できます。

・効率的な共有：
デジタルデータで図面を迅速に共有し、紙図面を使って現場での確認や修正を
行うことで、設計ミスや作業ミス防止に繋がります。

■デメリット

・管理の複雑化：
紙とデジタルの両方の図面を管理する必要があるため、従来の紙ベース管理に比べ
て管理が複雑になります。適切なルールや運用手順を定め、
情報の一貫性を保つための管理体制が必要です。

・コスト：
紙ベースとデジタルの両方のシステムを維持するため、紙図面の保管場所の確保や
初期導入費用、運用コストがかかります。特に、デジタル化のための投資や
トレーニング費用が必要となります。

・一貫性の維持：
紙とデジタルの両方の図面が最新の状態に保たれているように管理する必要が
あります。特に図面の改定が頻繁に行われる場合に注意が必要です。

■紙とデジタルの併用を成功させるためのポイント
・明確な運用ルール：
紙とデジタルのそれぞれの役割を明確にし、運用ルールを定めます。
情報の一貫性を保ち、二重管理を防ぐためのルールが必要です。

・適切なシステム：
業務内容や図面の量に合った図面管理システムを選択します。
紙とデジタルの両方の図面を効率的に管理できる機能が必要です。

・継続的な運用：
システム導入後も、運用状況を定期的に見直し、必要に応じて改善を行います。
常に変化する現場の状況に合わせて、柔軟に対応できる体制が必要です。

・従業員の教育：
従業員に対して、新しいシステムの使い方や運用ルールに関する教育を行います。
スムーズな移行と定着のための教育が必要です。

図面管理システムは適切な運用をすることで、従来の紙ベース管理では実現できなかった多くの利点をもたらします。
上記のポイントを参考に、自社に最適な運用方法を検討することで、効率的な図面管理を実現しましょう。

図面管理システム導入は、適切な準備と計画に基づいて行うことが重要です。自社に合ったシステムを選定し、導入した後も改善を継続的に行うことで、
図面管理の効率化、セキュリティ強化、業務プロセスの改善を実現することができます。

まとめ

本記事では、図面管理の具体的な方法について詳しく解説しました。
図面管理は、業務効率化に不可欠な要素です。適切な方法を検討し、社内全体で一貫したルールを遵守することで、図面管理の課題を克服し、より効果的な業務が可能となります。
今回紹介した方法やメリット・デメリット、ポイントを参考に、自社に適した図面管理の最適化を進めていきましょう。